Kostenfalle Automatisierung

Kostenfalle Automatisierung

Wer in letzter Zeit eine SAP-Präsentation zu Business One gesehen hat, kennt die Folien und Videos: Bots holen Rechnungen aus dem Postfach, eine KI liest die Belege, Aufträge legen sich fast von selbst an. Ich verstehe gut, warum das bei Kunden ankommt. Wer jeden Morgen eine Stunde PDFs abtippt, will genau das hören und sehen.

Was auf der Folie fehlt, ist aber der Hinweis auf einen zweiten Vertrag. Nichts davon ist in der Business One Lizenz inkludiert. Es läuft alles auf der SAP Business Technology Platform, kurz BTP, und die wird separat und nach Verbrauch abgerechnet.

Ich nehme das Thema hier mal auseinander: was SAP Build Process Automation für Business One tatsächlich macht, wo das Geld hingeht und warum man für die meisten Automatisierungen gar keine BTP braucht.

Was Build Process Automation für Business One mitbringt

Build Process Automation, meist kurz BPA genannt, ist der Workflow- und RPA-Baukasten der SAP BTP. Für SAP Business One liegen im Store sechs fertige Bot-Vorlagen. Sie holen Belege aus E-Mail-Postfächern, laden Lieferantenrechnungen in die Rechnungserkennung, hängen Liefernachweise an Lieferung und Rechnung, machen aus einer PDF-Bestellung einen Kundenauftrag, reichern Geschäftspartner-Stammdaten an und legen Aktivitäten an. Dazu kommen die üblichen BPA-Bausteine wie Formulare, Freigabeschritte und die Belegerkennung DOX.

Interessant wird es, wenn man nachschaut, wie diese Bots eigentlich in Business One schreiben. Sie nutzen dafür den Service Layer, also die OData-Schnittstelle, die ohnehin zu SAP Business One gehört, also bei jeder Installation dabei ist (ohne weitere Kosten). Den Desktop Agent (Windows-basierend), den SAP vorschreibt, braucht es nur für das Drumherum: Outlook auslesen, Dateien aus Ordnern holen, mal eine Excel-Datei öffnen. Irgendwo muss dafür allerdings ein Windows-Rechner dauerhaft laufen, bei gehosteten Systemen also eine zusätzliche VM beim Hoster.
Das klingt nach einem technischen Detail, ist aber der Kern der ganzen Sache. SAP automatisiert Business One über eine Schnittstelle, die der Kunde längst bezahlt hat.

Wo es teuer wird

BPA selbst ist gar nicht das Problem. Das Problem ist die Plattform darunter.
Die BTP ist ein eigener Vertrag, entweder Pay-as-you-go oder ein Enterprise Agreement. Gezählt wird so ziemlich alles: aktive Nutzer, Bot-Läufe, Workflow-Instanzen, API-Aufrufe, Speicher. Eine Obergrenze gibt es nicht. Wer nicht regelmäßig ins Cockpit schaut, merkt es an der Monatsrechnung.
Das Lizenzmodell ist außerdem so verschachtelt, dass ich selbst jedes Mal nachlesen muss. Für BPA allein gab es zeitweise neun Service-Pläne. Wer kostenlos testen will, braucht „free (Application)“ und „standard“. Dabei kostet „standard“ nichts, „standard (Application)“ dagegen schon. Im SAP-Forum finden sich Leute, die nach so einem Test Rechnungen über mehrere hundert Euro bekommen haben, weil sie den falschen Plan aktiviert hatten.

Auf der Rechnung zerfällt BPA dann in Einzelposten. Wer Workflows baut, braucht einen Advanced User. Jeder Mitarbeiter, der einen Workflow startet oder freigibt, zählt als Standard User. Bots ohne Benutzer laufen unter Unattended Automation, und die Belegerkennung hängt an einem eigenen Kontingent.

Und dann ist da noch der Betrieb. Subaccount, Entitlements, Destinations, Cloud Connector zum gehosteten System, Desktop Agent auf der Windows-VM, Rollen und Berechtigungen. Das richtet kein Key-User nebenbei ein, und in einem Unternehmen mit 15 oder 30 Business One Usern gibt es dafür normalerweise niemanden; ein Job für den externen Consultant.

Unterm Strich hängt an einem Freigabeworkflow, den man fachlich in ca. zwei Tagen baut, ein Plattformvertrag samt Betriebsaufwand. Für einen Mittelständler passt das selten zusammen.

Was stattdessen geht

Wenn die SAP-Bots also sowieso über den Service Layer gehen, kann das jedes andere Werkzeug auch. Aus meiner Sicht kommen fünf Varianten in Frage:

Weg	Lizenzkosten	Wofür geeignet	Einschränkung
B1 Integration Framework (B1iF)	In der B1-Lizenz enthalten	Postfächer pollen, Dateien verarbeiten, Belege anlegen, einfache Workflows	Sperrige Oberfläche, Einrichtung durch B1 Consultant
Workflow-Tools wie n8n, Make, Power Automate	Gering bis moderat, oft Flatrate	Freigaben mit Formular und E-Mail, Anbindung von Drittsystemen, Zeitpläne	Kein SAP-Support, eigener Betrieb oder SaaS-Abo
Add-ons wie coresuite oder CKS	Einmalig oder Wartung	Freigaben und Automatisierung direkt im Client	Nur im Windows-Client, nicht im Web Client (Stand 10.2026)
Eigene Dienste gegen den Service Layer	Entwicklungsaufwand	Belegerkennung per KI, Spezialfälle, Integrationen	Wartung liegt beim Dienstleister
MCP-Server für KI-Agenten	Server einmalig, KI-Modell nach Nutzung	Auswertungen in natürlicher Sprache, Belegentwürfe, wiederkehrende Sachbearbeitung	Berechtigungen, Freigaben und Protokollierung müssen sauber gelöst sein

Für den Klassiker, also Rechnungen aus dem Postfach holen, prüfen und als Eingangsrechnung anlegen, reicht ein B1iF-Szenario oder ein kleiner n8n-Workflow auf einer VM. Das Auslesen der PDFs schafft inzwischen jedes gängige Sprachmodell ordentlich, und zwar für deutlich weniger Geld als ein DOX-Kontingent. Einen Freigabeworkflow mit Formular und Vier-Augen-Prinzip baut man in n8n an einem Tag, ohne Cockpit und ohne Agent.

Und dann gibt es noch MCP

Am meisten Bewegung sehe ich gerade beim Model Context Protocol, kurz MCP. Das ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Copilot mit anderen Systemen arbeiten. Ein MCP-Server für SAP Business One sitzt zwischen Assistent und Service Layer. Man fragt also etwa „Welche Eingangsrechnungen hängen seit 14 Tagen in der Freigabe?“ oder „Mach aus der PDF-Bestellung einen Auftragsentwurf“, und der Server erledigt die Abfragen und API-Aufrufe dahinter.

Technisch ist das gar nicht so weit weg von BPA. Der große Unterschied ist, wer die Kontrolle hat. Das KI-Modell sucht man sich selbst aus und kann es wechseln, sobald ein besseres oder günstigeres kommt. Und statt Workflows im Designer zusammenzuklicken, beschreiben die Leute aus der Fachabteilung einfach nur, was sie brauchen.

Ganz ohne Haken ist das natürlich auch nicht. KI-Modelle rechnen ebenfalls nach Verbrauch ab, nur sieht man dort die Kosten pro Anfrage und kann ein Budgetlimit setzen. Einem Agenten mit Schreibrechten sollte man außerdem nicht blind vertrauen. Bewährt hat sich ein einfaches Prinzip: Lesen darf er alles, schreiben nur als Entwurf, gebucht wird erst nach Freigabe durch einen Menschen. GoBD und DSGVO gelten selbstverständlich weiter. Jede Änderung muss protokolliert sein, und für das Modell braucht es einen AV-Vertrag mit einem Serverstandort, der zu den Daten passt.

Wenn das sauber aufgesetzt ist, halte ich MCP für die flexibelste Variante. Sie hängt an keinem Plattformanbieter und läuft mit dem Web Client genauso wie mit dem klassischen Client.

Das gilt übrigens für alle fünf Wege. Auch wenn SAP Business One irgendwann nur noch im Browser läuft, ändert sich daran nichts, denn der Web Client nutzt selbst den Service Layer. Was dort per Klick geht, geht auch per API.

Was der Markt gerade anbietet

Wer nach fertigen KI-Lösungen für Business One sucht, stößt derzeit auf eine Handvoll Angebote. Vier davon habe ich mir genauer angeschaut:

Angebot	Was es ist	Voraussetzung	Abrechnung
Ask AI im Web Client (SAP, ab FP2608)	KI-Assistent in Listen- und Detailansichten, dazu Abfragen (UDQ) aus normaler Sprache; Modell typischerweise OpenAI GPT über SAP AI Core	Web Client, BTP-Konto (Pay-as-you-go), Subaccount mit SAP AI Core und Generative AI Hub, Konfiguration in den Firmeneinstellungen	Nach Verbrauch von SAP AI Core
MyWave.ai	KI-Oberfläche mit Agenten für Business One, SAP-validiert, Vertrieb über Partner	Je nach Partner; die Cloudiax-Variante setzt Hosting in der Cloudiax Private Cloud voraus	Lizenz direkt bei MyWave; bei Cloudiax Festpreise ab drei Usern
AXeLANT (Cloudiax)	Agentenplattform, die Business One über MCP und APIs mit E-Mail, CRM, Webshop oder DMS verbindet	Business One in der Cloudiax Cloud	(noch) keine öffentlichen Preise
Versino AI	MCP-Server für Business One plus Cockpit, in dem jeder Schritt sichtbar ist und freigegeben wird	Gehostet bei Cloudiax; ob das eigene SAP Business One dort laufen muss, nennt Versino nicht ausdrücklich	Kostenlose Einstiegsstufe, Bezahlpläne ab 199 € im Monat, gestaffelt nach Agenten und Integrationen; Modellkosten (Tokens) je Agent und Aufgabe ausgewiesen

Bei Ask AI lohnt sich ein zweiter Blick. Im Kern steckt tatsächlich ein OpenAI-Modell, laut SAP-Dokumentation typischerweise GPT-5. Der Web Client spricht es aber nicht direkt an. Dazwischen sitzt SAP AI Core auf der BTP, das die Anmeldung per Service Key übernimmt, die Anfragen an das passende Modell weiterleitet und das Modell bereitstellt. Auch die KI im SAP-Standard braucht also ein BTP-Konto und rechnet nach Verbrauch ab. Konto und Bereitstellung kosten nichts, bezahlt wird jede Nutzung. Ein bisschen Arbeit ist es trotzdem: BTP-Konto beantragen, Subaccount anlegen, den Generative AI Hub in SAP AI Core einrichten und das Ganze dann im Web Client in den Firmeneinstellungen hinterlegen. Fairerweise nennt SAP gute Gründe für diesen Aufbau. Zugangsdaten, Datenresidenz und Governance liegen zentral in der BTP statt direkt bei einem KI-Anbieter, und Geschäftsdaten gehen nur an die KI, wenn ein Anwender sie bewusst übergibt. An der Abrechnung nach Verbrauch ändert das aber nichts, und um genau dieses Thema geht es in diesem Beitrag. Wer ohnehin mit einem OpenAI-Modell arbeiten will, kann es übrigens auch über einen MCP-Server anbinden, dann direkt und ohne die BTP dazwischen.

Auffällig finde ich, wie viel sich gerade um Cloudiax sammelt. MyWave gibt es dort als gehostete Variante, AXeLANT ist exklusiv dort da ein Eigenprodukt, und Versino verweist bei seinem KI-Angebot ebenfalls auf Cloudiax. Für Kunden, die dort ohnehin hosten, ist das bequem. Wer woanders hostet, trifft mit der KI-Wahl aber gleichzeitig eine Hosting-Entscheidung. Die Bindung, die man bei der BTP vermeiden will, holt man sich so unter Umständen auf anderem Weg wieder ins Haus.

Positiv ist, dass sich die Anbieter beim Thema Kontrolle einig sind. AXeLANT trifft laut Cloudiax keine Entscheidung ohne den Anwender, und bei Versino bereitet die KI vor, während der Mensch freigibt. Versino gibt außerdem an, dass SAP Business One die Berechtigungen des angemeldeten Users eins zu eins durchsetzt. Genau diese Frage sollte man jedem Anbieter stellen, bevor man unterschreibt. Bei den Preisen ist Versino zudem erfreulich konkret: kostenlos zum Ausprobieren, ab 199 Euro im Monat produktiv, und die Tokenkosten der Modelle werden pro Agent und Aufgabe ausgewiesen. Ganz ohne Verbrauchsanteil geht es also auch hier nicht, aber man sieht wenigstens, wofür man zahlt.

Einen ausführlicheren Vergleich von SAP-BTP, Hoster-Plattform und eigener MCP-Anbindung habe ich im August geschrieben: KI in SAP Business One: Drei Wege, drei Kostenmodelle.

Wann sich BTP dennoch lohnt

Ich will BTP hier nicht schlecht reden, es gibt Fälle, in denen der Weg Sinn ergibt. Hat ein Unternehmen ohnehin schon einen BTP-Vertrag, weil noch andere SAP-Produkte im Haus sind, dann sind die Grundkosten ja schon da und BPA kommt nur obendrauf. Wer den SAP Business One Web Client selbst erweitern will, also eigene Felder oder Masken in der Fiori-Oberfläche, kommt an BTP ebenfalls nicht vorbei. Den alten UI-API-Weg gibt es dort nicht mehr. Und manche Kunden wollen schlicht alles im SAP-Standard mit SAP-Support haben und zahlen dafür bewusst mehr. Auch das ist eine legitime Entscheidung.

Passt nichts davon, würde ich den Service Layer mit einem schlanken Werkzeug nehmen. Vorher lohnt sich ein ehrlicher Blick auf ein paar Fragen. Was kostet die Lösung im dritten Jahr? Plattformverträge wachsen mit der Nutzung, das erste Jahr sagt wenig. Wer betreut das Ganze, wenn der Berater mal nicht greifbar ist? Einen n8n-Workflow versteht ein IT-affiner Mitarbeiter, bei einem BTP-Subaccount wird es schwierig. Und was passiert, wenn SAP das Produkt mal wieder umbaut? Aus Intelligent RPA wurde SAP Process Automation und daraus Build Process Automation, und das Lizenzmodell hat sich dabei auch verändert.

Mein Fazit

Bei Automatisierung in SAP Business One geht es weniger um Lizenzen als um Architektur. Die Schnittstelle, über die SAP selbst automatisiert, ist bereits bezahlt. Ob man darauf einen Plattformvertrag mit offenem Zähler setzt, ein Werkzeug, das man selbst in der Hand hat, oder einen KI-Agenten nach Wahl, sollte man vor dem ersten Automatisierungfall klären. Nach der ersten Rechnung ist es meistens zu spät.

Wenn Sie gerade über einen konkreten Prozess nachdenken, ob Rechnungseingang, Bestellfreigabe oder Aufträge aus Kundenbestellungen, melden Sie sich gern. Dann schauen wir zusammen, was zu Ihrer Größe und Ihrem Hosting passt.