Ersetzt die E-Rechnung KI in der Belegerkennung?

In der heutigen digitalen Welt streben Unternehmen nach Effizienz und Automatisierung in ihren Geschäftsprozessen. Ein Bereich, der traditionell viel manuellen Aufwand erfordert hat, ist die Belegerkennung und -verarbeitung. Doch mit der Einführung der E-Rechnung steht die Automatisierung dieses Prozesses vor einem bahnbrechenden Schritt.

Die E-Rechnung, ein elektronisch standardisiertes Format für Rechnungen, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsbelege verarbeiten. Früher mussten Mitarbeiter mühsam Papierrechnungen scannen, Daten manuell eingeben und Fehler korrigieren. Oder man konfigurierte und betreute ein Belegerkennungssystem mit KI-Fähigkeiten, was am Ende doch eine manuelle Nachprüfung erfordert, da die Belege nie zu 100% fehlerfrei ausgelesen werden.

Die strukturierte Natur der E-Rechnung macht den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Belegerkennung überflüssig. Anders als bei unstrukturierten Dokumenten müssen bei E-Rechnungen keine Daten mehr extrahiert oder interpretiert werden. Stattdessen können die Daten direkt und automatisch in die Finanzsysteme integriert werden, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Die E-Rechnung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten direkt und nahtlos in ihre Finanzsysteme zu integrieren und auszutauschen. Durch strukturierte Datenformate (ZUGFeRD, XRechnung, EDI) können Rechnungsinformationen wirklich automatisch erfasst und verarbeitet werden, ohne menschliches Eingreifen. Dadurch werden nicht nur Fehler reduziert, sondern auch Zeit und Ressourcen eingespart.

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist ihre Einhaltung von regulatorischen Anforderungen. Die Einführungspflicht ab 01.01.2025 der E-Rechnung zwingt Unternehmen dazu, auf elektronische Rechnungsstellung (mind. der Empfang!) umzusteigen. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften können Unternehmen nicht nur Bußgelder vermeiden, sondern auch das Risiko von Fehlern in der Rechnungsverarbeitung minimieren.

Die Einführung der E-Rechnung markiert somit nicht nur einen Meilenstein in der Automatisierung der Belegerkennung, sondern auch das Ende der Notwendigkeit für komplexe KI-Lösungen in diesem Bereich. Unternehmen können sich nun auf die Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen freuen, die mit der direkten Integration strukturierter Rechnungsdaten verbunden sind.

In einer Zeit, in der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit entscheidend sind, ist die Einführung der E-Rechnung ein Schritt in die richtige Richtung für jedes Unternehmen. Es ist an der Zeit, den traditionellen manuellen Aufwand für die Belegerkennung hinter sich zu lassen und die Vorteile der strukturierten Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Kann ich Sie bei der Umsetzung der E-Rechnung unterstützen?

Die Evolution von SAP Business One Mobile Apps vs. die neue HTML5-Web-Oberfläche

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verwalten und optimieren, hat sich nicht zuletzt durch Home-Office und „Workation“ in den letzten Jahren dramatisch verändert. Mit der Einführung der mobilen Apps für SAP Business One (Sales, Service und der gleichnamigen App), sowie der neuen HTML5-Web-Oberfläche stehen den Benutzenden mehrere Optionen zur Verfügung, um auf die leistungsstarken Funktionen von SAP Business One zuzugreifen. In diesem Artikel möchte ich die Vor- und Nachteile der mobilen Apps im Vergleich zur neuen HTML5-Web-Oberfläche mit Ihnen diskutieren und darüber nachdenken, wie Unternehmen diese Tools in ihrem Alltag nutzen.

Mobile Apps von SAP Business One: Flexibilität für unterwegs

Die mobilen Apps von SAP Business One bieten Benutzern die Flexibilität, von überall und jederzeit auf wichtige Geschäftsdaten zuzugreifen. Mit Funktionen wie dem Abrufen von Kundeninformationen, dem Überprüfen von Lagerbeständen und dem Genehmigen von Bestellungen können Benutzer auch unterwegs produktiv bleiben. Die Apps sind speziell für die Benutzung auf mobilen Geräten optimiert und bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche für eine schnelle und einfache Navigation.

Die neue HTML5-Web-Oberfläche: Eine nahtlose Erfahrung im Browser

Die neue HTML5-Web-Oberfläche von SAP Business One bietet eine ähnliche Benutzererfahrung wie die Desktop-Anwendung, jedoch über einen Webbrowser. Dies ermöglicht Benutzern den Zugriff auf SAP Business One von jedem Gerät aus, das über eine Internetverbindung verfügt, ohne dass eine separate Installation erforderlich ist. Die Benutzeroberfläche ist responsiv und passt sich automatisch an die Bildschirmgröße des Geräts an, was eine konsistente Benutzererfahrung auf verschiedenen Geräten gewährleistet.

Wie nutzen Unternehmen diese Tools im Alltag?

Die Entscheidung, ob mobile Apps oder die neue HTML5-Web-Oberfläche von SAP Business One verwendet werden sollen, hängt von den individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufen eines Unternehmens ab. Ein Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, die häufig unterwegs sind, kann von den mobilen Apps profitieren, da sie ihnen ermöglichen, auch unterwegs produktiv zu bleiben. Unternehmen, die eine flexible Lösung benötigen, die von jedem Gerät aus zugänglich ist, können von der neuen HTML5-Web-Oberfläche profitieren.

Insgesamt bietet SAP Business One mit seinen mobilen Apps und der neuen HTML5-Web-Oberfläche verschiedene Möglichkeiten, um die Effizienz und Produktivität in Unternehmen zu steigern. Die Wahl zwischen den beiden hängt von den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen eines Unternehmens ab.

Und last but not least kann man ja mir der RDP-App, die es für diverse Systeme wie auch iOS gibt, auch so die klassische Desktop-App verwenden.

Die Zukunft des ERP: Abschied von Monolithen, Aufbruch in die Ära der Microservices

Die Ära der monolithischen ERP-Systeme nähert sich dem Ende. Eine neue Zeit bricht an, geprägt von Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Innovation. In diesem Artikel erkunden wir, wie die Zukunft des Enterprise Resource Planning (ERP) durch den Einsatz von Microservices neu gestaltet wird und warum traditionelle, starre Systeme dem Untergang geweiht sind.

Das Ende der Monolithen
Lange Zeit galten monolithische ERP-Systeme als Rückgrat der Unternehmens-IT. Sie boten eine einheitliche Lösung für vielfältige Geschäftsprozesse. Doch mit der zunehmenden Dynamik des Marktes und der Notwendigkeit schneller Anpassungen stoßen diese Systeme an ihre Grenzen. Ihre unflexible Natur wird zum Hemmschuh für Unternehmen, die agil und anpassungsfähig bleiben wollen.

Schnittstellen: Eine Brücke in die Zukunft
Aktuell dienen Schnittstellen als „Brückentechnologie“, die den Übergang von monolithischen Systemen zu moderneren Lösungen erleichtern. Sie ermöglichen die Integration verschiedener Systeme, sind aber oft komplex und schwerfällig. Diese Übergangsphase ist entscheidend, um die Weichen für eine flexiblere IT-Landschaft zu stellen.

Die Ära der Microservices
Die Zukunft gehört den Microservices – kleinen, unabhängigen Modulen (sozusagen MiniApps von verschiedensten spezialisierten Anbietern), die spezifische Geschäftsprozesse abbilden und über standardisierte Schnittstellen miteinander kommunizieren. Diese Architektur ermöglicht es Unternehmen, individuelle und flexible ERP-Systeme zu schaffen. Einzelne Microservices, beispielsweise für Artikelstammdaten, können je nach Bedarf in Bereichen wie PIM (Product Information Management) oder Lagerverwaltung hochgradig spezialisiert werden.

Standardisierte Verbindungen: Das Rückgrat moderner ERP-Systeme
Der Schlüssel zum Erfolg der Microservices liegt in der Standardisierung ihrer Verbindungen. Durch die Verwendung gemeinsamer Protokolle und Formate können Unternehmen unterschiedliche Microservices nahtlos und in Echtzeit miteinander kombinieren und austauschen, was eine bisher unerreichte Flexibilität ermöglicht.

Die Zukunft der Finanzbuchhaltung und Rechnungsstellung
Ein besonders spannendes Feld für die Anwendung von Microservices ist die Finanzbuchhaltung und das Rechnungsmodul. Durch die Modularisierung dieser Kernfunktionen können Unternehmen spezifische, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen implementieren. So kann beispielsweise ein Microservice für das Rechnungswesen nahtlos mit anderen Diensten wie das Online-Banking oder Kundenbeziehungsmanagement interagieren. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Datenverarbeitung, sondern auch eine verbesserte Analyse- und Berichtsfähigkeit.

Vorteile der Microservice-Architektur:

– Flexibilität: Unternehmen können schnell auf Marktveränderungen reagieren, indem sie spezifische Microservices hinzufügen, entfernen oder anpassen.

– Skalierbarkeit: Microservices können leicht skaliert werden, um steigenden Anforderungen gerecht zu werden, ohne das gesamte System zu belasten.

– Fehlerisolierung: Bei einem Fehler in einem Microservice bleibt das gesamte System stabil, was die Betriebssicherheit erhöht.

– Einfachere Wartung und Updates: Da Microservices unabhängig voneinander sind, können Wartung und Updates ohne große Unterbrechungen durchgeführt werden.

Herausforderungen und wie man sie meistert
Trotz der vielen Vorteile bringen Microservices auch Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf die Systemintegration und das Management. Unternehmen müssen in die richtigen Tools und Expertise investieren, um diese Herausforderungen zu meistern. Zudem ist eine starke strategische Planung erforderlich, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Microservices effektiv zusammenarbeiten.

Fazit: Eine neue Ära für ERP
Die Zukunft des ERP liegt in modularen, anpassungsfähigen Systemen, die auf den Prinzipien der Microservices basieren. Unternehmen, die diesen Wandel annehmen und die notwendigen Investitionen in Technologie und Know-how tätigen, werden in der Lage sein, agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu agieren.

Hatte ich erwähnt, dass SAP Business One nicht nur in der traditionellen ERP-Welt glänzt, sondern auch in der Integration mit Microservices höchst flexibel und zukunftsfähig ist? Mit seinen offenen Schnittstellen und APIs bietet SAP Business One eine solide Grundlage für die nahtlose Einbindung verschiedener Microservices. Dank seiner modularen Architektur können Unternehmen spezifische Funktionalitäten extrahieren und durch maßgeschneiderte Microservices ersetzen. Diese bemerkenswerte Flexibilität ermöglicht nicht nur eine agile Reaktion auf sich ändernde Geschäftsanforderungen, sondern eröffnet auch die Möglichkeit einer präzisen Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse. Die Verbindung von SAP Business One mit Microservices schafft somit ein dynamisches, hochgradig anpassbares ERP-Ökosystem, das nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch langfristig die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens stärkt.

Mehrwert durch Formular-Einstellungen

Noch ein Trick zum Jahresende:

Arbeiten Sie mit den Formular-Einstellungen?

Jetzt werden Sie bestimmt denken „klar, kenne ich. Damit kann ich z.B. die Spalten im Positionsbereich individuell ein- und ausblenden wie auch sortieren“.

Soweit so gut. Aber wussten Sie auch, dass Sie die Formular-Spalten im Suchfenster definieren können? Klicken Sie z.B. auf den „Ball“ in den Positionen für die Artikel-Auswahl, oder ein * bei der Kunden suche, erscheint ja immer eine Auswahlliste. Und in diesem Auswahlfenster kann man auch die Formular-Einstellungen aufrufen.

Auch hier können Sie die Spalten zur Anzeige bestimmen, der eigentliche Clou ist aber die Gruppierungsfunktion: Fügt man z.B. die Artikelgruppe ein markiert das Häkchen bei „gruppieren“, so haben Sie als Auswahlliste der Artikel automatisch Aufklapp-Gruppen eben nach den Artikelgruppen. 

Selbstverständlich funktioniert dies in allen Auswahllisten im Prinzip nach allen Feldern, egal ob Gruppen oder Eigenschaften (aktiv/inaktiv, Lagerort usw).

Einen Einkauf/Lieferantenbestellung aus einem Kundenauftrag generieren

Je nach Lager-Strategie kann man seine prompte Lieferfähigkeit durch einen hohen Lagerbestand sicher stellen, oder man lebt das „Just-in-Time“ (wenn man eine zuverlässige Lieferantenkette hat).

Bei letzterem bietet SAP Business One ein nettes Feature, was komischerweise viele Anwendende gar nicht kennen und ich leider schon oft genug beobachtet musste, wie die Artikel via Copy-Paste manuell aus dem Kundenauftrag in die Lieferantenbestellung übernommen wurden.

Dabei ist es so einfach und elegant:

Mit dem unscheinbaren Häkchen „Nicht-Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ wird die Magie aktiviert, wobei dieses standardmäßig (also bei Neuanlage eines Auftrages) deaktiviert ist, weil ja in der Regel vorrangig aus dem bestehenden Lagerbestand geliefert werden soll.

Was passiert nun mit dieser aktivierten Option, sobald ein Auftrag angelegt wird?

Es geht sofort das Fenster für den Beschaffungsassistenten auf, wobei hier schon die Auswahl auf den aktuellen Kunden/Geschäftspartner und des jeweiligen Auftrages vor selektiert ist (auf weitere Optionen gehe ich an dieser Stelle erstmal nicht ein).

Mit dem Button „Weiter“ geht man direkt bis zum Schritt 3:

Das Spannende dabei ist, dass SAP Business One auch hier automatisch den bestehenden Lagerbestand berücksichtigt und nur die fehlenden Mengen für die vollständigen Auslieferung des Auftrages als Einkauf vorschlägt:

Natürlich kann man auch eine Option wählen, dass 1:1 die Verkaufsmenge als Bestellmenge übernommen wird, wenn man seinen Lagerbestand mit diesem Kundenauftrag unangetastet lassen möchte.

Mit „Weiter“ wird dann wie gehabt die Lieferantenbestellung ausgelöst, was ich an dieser Stelle nicht weiter ausführe.

Noch folgende Hinweise: 

–  Das funktioniert natürlich nur mit Artikeln, die auch Einkaufsartikel sind; aber auch wenn  ein Stücklistenartikel (z.B. ein Set/Bundle) selbst nur ein Verkaufsartikel ist, aber die Komponenten selbst Einkaufsartikel sind

– Nach der gleichen Logik funktioniert die Option

„Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ 

Somit kann man Geschäfte via Streckenlager („Drop-Shipping“) ebenso einfach abbilden nur eben mit ausgelagerter Logistik

– Im Web-Client gibt es diese Optionen (noch?) nicht

Fazit: Gerade im KMU-Bereich, wo der Verkauf und Einkauf oft fließend in einander geht (manchmal sogar mit ein und derselben Person) und keine separaten Abteilungen sind, können so elegant und mit wenig Aufwand aus Kundenaufträgen direkt die benötigen Artikel beschafft werden.

Warum die Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben ihre Grenzen hat

Projekte sind eine wesentliche Komponente in der Geschäftswelt und erfordern effiziente Ressourcenplanung, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Doch die Herausforderung, Menschen als Ressource in Projekten zu managen, insbesondere in SAP Business One, stößt auf einzigartige Schwierigkeiten. In diesem Artikel beleuchten wir, warum die herkömmliche Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben oft unzureichend ist und vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen.

1. Menschen sind keine Maschinen
Ein entscheidender Unterschied zwischen Menschen und Maschinen ist, dass Menschen Pausen benötigen. Im Gegensatz zu Maschinen können sie nicht kontinuierlich arbeiten, sondern benötigen Zeit für Erholung und soziale Interaktion. Diese Pausen sind notwendig, um die Produktivität und das Wohlbefinden zu gewährleisten. In SAP Business One gestaltet sich die präzise Planung dieser Pausen jedoch äußerst schwierig.

2. Schwankungen in der Leistungsfähigkeit
Die Leistungsfähigkeit von Menschen variiert von Tag zu Tag und sogar von Stunde zu Stunde. Verschiedene Faktoren wie Müdigkeit, Ablenkungen und persönliche Umstände beeinflussen die Produktivität. Die genaue Schätzung des effektiven Arbeitsaufwands gestaltet sich daher als äußerst komplex und unvorhersehbar.

3. Unvorhergesehene Ereignisse
Unvorhergesehene Ereignisse sind in der Arbeitswelt unausweichlich. Krankheit, technische Probleme und persönliche Krisen können die rechtzeitige Fertigstellung von Aufgaben beeinträchtigen oder verhindern. SAP Business One bietet begrenzte Möglichkeiten, um flexibel auf derartige Herausforderungen zu reagieren.

4. Komplexität der Aufgaben
Die präzise Schätzung des Arbeitsaufwands für komplexe Aufgaben ist eine weitere Schwierigkeit. In SAP Business One gestaltet sich die Vorhersage der Zeit, die für die Bewältigung eines bestimmten Problems oder Projekts benötigt wird, oft als problematisch.

5. Fehlende Erfahrung mit ähnlichen Projekten
Wenn es keine Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gibt, wird die Ressourcenplanung noch komplexer. Ohne Vergleichsdaten oder Referenzprojekte fehlen wertvolle Informationen zur realistischen Planung.

Mögliche Lösungsansätze in SAP Business One

Um die Herausforderungen der Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben zu bewältigen, sollten Unternehmen flexible Ansätze verfolgen:

1. Agiles Projektmanagement: Agile Methoden wie Scrum oder Kanban bieten Flexibilität und ermöglichen es, auf Änderungen und Schwankungen adäquat zu reagieren.

2. Zeitpuffer einplanen: In Projektplänen sollten Zeitpuffer für unerwartete Ereignisse und Verzögerungen berücksichtigt werden.

3. Erfahrung nutzen: Falls möglich, sollte auf Erfahrungen aus vergangenen Projekten zurückgegriffen werden, um realistischere Schätzungen zu ermöglichen.

4. Kommunikation fördern: Offene Kommunikation zwischen Projektteams und Managern in SAP Business One z.B. über die kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Fazit
Die traditionelle Projektverwaltung in SAP Business One stößt bei festen Terminen und Zeitvorgaben auf Herausforderungen, da sie die Bedürfnisse und Schwankungen von Menschen nicht ausreichend berücksichtigt. Agile Projektmanagementansätze und eine flexible Planung können dazu beitragen, diese Schwierigkeiten zu überwinden und den Projekterfolg zu sichern. Es ist wichtig, die begrenzte Vorhersehbarkeit von menschlicher Arbeit in SAP Business One zu akzeptieren und entsprechend darauf zu reagieren, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen.

Empfehlungen zur effektiven Fehleranalyse SAP Business One

Auch in der Welt von SAP Business One kann es vorkommen, dass Benutzer auf gelegentliche, nicht reproduzierbare Probleme stoßen. Diese Art von Herausforderung kann für die Anwendenden frustrierend sein, da es oft kein erkennbares Muster aufweist und sich schwer reproduzieren lässt. Dennoch ist es entscheidend, diese Probleme effektiv zu beschreiben, um eine schnelle und präzise Fehlerbehebung zu ermöglichen.

Aus meinen Support-Erfahrungen möchte ich Ihnen folgende Analysecheckliste an die Hand geben, die Ihnen dabei hilft, solche Szenarien erfolgreich anzugehen. Diese Checkliste bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die Fehlerursache zu identifizieren und somit effektiv zu beheben. Hier sind die wesentlichen Schritte, die Sie bei der Fehlerbeschreibung beachten sollten:

1. Wann hat das Problem begonnen?

Beginnen Sie mit einer klaren Zeitangabe. Identifizieren Sie den Zeitpunkt, an dem das Problem erstmals aufgetreten ist. Dies kann helfen, mögliche Ursachen einzugrenzen.

2. Gibt es ein Muster im Zusammenhang mit dem Problem?

Versuchen Sie, Muster oder Trends in Bezug auf das Problem zu erkennen. Tritt es beispielsweise nur bei bestimmten Aktionen oder in Verbindung mit spezifischen Daten auf?

3. Ist es ein Versionsproblem?

Überprüfen Sie, ob das Problem auf eine bestimmte Version von SAP Business One beschränkt ist. Die Version kann einen entscheidenden Hinweis auf die Lösung liefern.

4. Ist es ein Problem mit der Erweiterbarkeit?

Untersuchen Sie, ob das Problem mit kundenspezifischen Erweiterungen oder Add-ons in Verbindung steht. Deaktivieren Sie solche Erweiterungen vorübergehend, um festzustellen, ob sie die Ursache sind.

5. DB- oder umgebungsspezifisches Problem?

Stellen Sie sicher, dass Sie DB-Verbindungen und Umgebungsvariablen gründlich überprüfen. Manchmal können konfigurationsbedingte Probleme die Ursache sein.

6. Friert die Anwendung ein oder blockiert sie?

Differenzieren Sie zwischen Anwendungsabstürzen und Blockaden. Dies kann wichtige Hinweise auf die Art des Problems liefern.

7. Ist es ein Benutzer- oder ein Workstation-Problem?

Prüfen Sie, ob das Problem auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Workstation beschränkt ist. Dies kann darauf hinweisen, dass es sich um ein individuelles Konfigurationsproblem handelt.

Eine sorgfältige und systematische Fehlerbeschreibung ist der Schlüssel zur schnellen und effektiven Fehlerbehebung in SAP Business One. Mit diesen Empfehlungen aus meiner Checkliste können Sie den Supportprozess optimieren und Ihre Produktivität steigern.

Ich hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen, Ihre SAP Business One-Erfahrung zu verbessern und eine reibungslose Arbeitsumgebung sicherzustellen. Teilen Sie mir gerne Ihre eigenen Erfahrungen und Fehlerbeschreibungen mit, vielleicht kann ich schnell und unkompliziert helfen!

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Ein komplexes ERP wie SAP Business One braucht eine gute Betreuung und Support.
Machen wir uns nichts vor: Die Erstberatung und Verkauf unterliegt noch einer gewissen Euphorie, dass nun alles gut wird. Das vorgestellte System wirkt gar nicht (mehr) so komplex und einer schnellen Einführung steht nichts mehr im Weg.
Ja, SAP Business One schafft es, trotz seiner Funktionstiefe und Komplexität eine gewisse Intuitivität zu bewahren. Die Anwendenden sind zufrieden, der oder die Consultant auch, da keine weiteren Fragen mehr kommen und Schulungen notwendig scheinen. Ein erfolgreicher Projektabschluss?
Doch ganz ehrlich, warum kommen keine weitere Fragen? In der Regel läuft es doch so, dass die Schulungskurve nach der Einführung stark abflacht und nun meint jeder, Anbieter wie Kunde, sich wieder dem routinierten Alltag hingeben zu können.
Aber wie heißt es doch so schön: „Man lernt nie aus“ und „man lernt sein Leben lang“!
Die Lernkurve bei einer ERP-Projekteinführung wird gerne mit einer Gipfelbesteigung verglichen, allerdings hinkt dieser Vergleich gewaltig: Gerade im IT-Umfeld entwickelt sich alles rasend schnell und immer weiter (wie man gerade wieder am aktuellen KI-Hype sieht). Und auch ERP-Systeme wie SAP Business One entwickelt sich permanent weiter. Und nicht nur dass, gerade durch die ERP-Einführung ändern sich auch zwangsläufig viele Prozesse im eigenen Unternehmen. Des weiteren werden auch die Anwendenden immer qualifizierter und vertrauter mit dem System, so dass sich völlig neue Möglichkeiten der Unternehmens-Prozesse und Steuerung ergeben.
Wenn jetzt nicht die ursprüngliche Digital-Strategie neu abgeglichen und ausgerichtet wird, dann entstehen eine Vielzahl an kritischen Problemen:

  • Frustrierte Mitarbeiter:innen/Anwender:innen, die nicht verstehen warum effiziente(re) Möglichkeiten ausgeschöpft werden (niemand möchte sinnlos arbeiten)
  • Auf das ERP-System wird geschimpft, weil Funktionen und Prozesse zu weit auseinander liegen („früher war alles einfacher und schneller“) und die Investition droht zu scheitern
  • Der Schwung zur Veränderung und Weiterentwicklung zum Zeitpunkt der ERP-Einführung geht verloren, die gesamte Organisation gerät in eine Art Apathie. 

Gerade deshalb ist es wichtig, nach dem vermeintlichen Projektende wieder und wieder einen kritischen Blick auf den Ist-Zustand zum aktualisierten Soll-Zustand zu werfen. Frei nach dem Motto „nach dem Projekt ist vor dem Projekt“.

Und da der Prophet im eigenen Land nichts zu sagen hat und alle bisherigen Projektteilnehmer zwangsläufig auch einer gewissen Betriebsblindheit unterliegen, empfiehlt es sich hier auf „frische“, externe Berater zu setzen.
Wenn Sie nun zwangsläufig an mich denken, ist das schon mal ein guter Ansatz.

Ich freue mich über Ihren Kontakt.

KSK mit SAP Business One

Obwohl die Abgaben an die Künstlersozialkasse so selbstverständlich sind wie die Meldungen der Umsatzsteuer und diese sogar im Rahmen der inzwischen verpflichtenden Lohnprüfung seitens der Rentenversicherung (DRV-Bund.de) untersucht werden, gibt es keine Standard-Funktion in SAP Business One, um dieser Aufgabe effizient nachzukommen.

Vielleicht liegt es auch daran, dass es a) nur in Deutschland relevant ist, und b) relativ einfach selbst einzurichten ist. Aber einmal eingerichtet, spart man sich eine Menge Verwaltungsaufwand und man kann auf Mausklick den Abgabebetrag (ob jährliche Nachzahlung oder monatliche Vorauszahlung) ermitteln.
Weitere Informationen generell zur KSK findet man auf der website https://www.kuenstlersozialkasse.de

Hier nun mein Tipp und Anleitung, um eine „KSK-Meldefunktion“ im SAP Business One einzurichten:

  1. Zuerst benötigen wir zwei UDF´s „U_KSK“ (user defined fields). Einmal in den Stammdaten des Geschäftspartners (Tabelle OCRD), und einmal in den Positionen der Eingangsrechnungen (PCH1). Hier wird einfach ein Feld „KSK“ mit den Standardwerten „J“ für „Ja“ und „N“ für „Nein“ angelegt. „Nein“ ist dabei der Standardwert, schließlich sind die wenigstens Lieferanten freischaffende Künstler.
  2. Nachdem im Geschäftspartner das neue KSK-Feld positioniert ist …


…werden alle Lieferanten, die KSK-pflichtig, sind mit einem „Ja“ aktualisiert.

  1. Nun erstellen wir noch eine kleine Abfrage, damit dieser Wert automatisch bei Verwendung eines KSK-pflichtigen Lieferanten in die Eingangsrechnungsposition übernommen wird: SELECT OCRD.“U_KSK“ FROM OCRD WHERE OCRD.“CardCode“ = $[$4.0.0] und hinterlegen diese als „benutzerdefinierte Werte“ auf unserem KSK-Feld in den Eingangsrechnungspositionen.
  1. Im Prinzip schon fertig. Nun werden alle Eingangsrechnungen bzw. deren Position autom. als KSK-pflichtig übernommen, wo in den Stammdaten der Lieferant als KSK-pflichtig hinterlegt ist. Natürlich kann man auch individuell je Position die KSK-Markierung setzten oder entfernen, da ja grundsätzlich nicht alle Leistungen eines Künstlers der KSK-Pflicht unterliegen (z.B. Reisekosten des Fotografen).
  2. Aber das Finale ist dann die Abfrage bzw. die Auswertung. Entweder quick & dirty einfach mit dem Abfragegenerator die Belege nach dem KSK-Wert abfragen (z.B. für HANA: SELECT T1.[DocNum], T1.[DocDate], T1.[CardCode], T1.[CardName], T0.[U_KSK], T0.[DocEntry], T0.[LineNum], T0.[ItemCode], T0.[Dscription], T0.[LineTotal] FROM PCH1 T0 INNER JOIN OPCH T1 ON T0.[DocEntry] = T1.[DocEntry] WHERE T0.[U_KSK] =’J‘ ORDER BY T1.[DocDate]) oder man macht sich gleich einen schönen CrystalReport, dann natürlich noch mit Von-Bis-Abfrage, um Jahre oder Quartale filtern zu können: