Einen Einkauf/Lieferantenbestellung aus einem Kundenauftrag generieren

Je nach Lager-Strategie kann man seine prompte Lieferfähigkeit durch einen hohen Lagerbestand sicher stellen, oder man lebt das „Just-in-Time“ (wenn man eine zuverlässige Lieferantenkette hat).

Bei letzterem bietet SAP Business One ein nettes Feature, was komischerweise viele Anwendende gar nicht kennen und ich leider schon oft genug beobachtet musste, wie die Artikel via Copy-Paste manuell aus dem Kundenauftrag in die Lieferantenbestellung übernommen wurden.

Dabei ist es so einfach und elegant:

Mit dem unscheinbaren Häkchen „Nicht-Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ wird die Magie aktiviert, wobei dieses standardmäßig (also bei Neuanlage eines Auftrages) deaktiviert ist, weil ja in der Regel vorrangig aus dem bestehenden Lagerbestand geliefert werden soll.

Was passiert nun mit dieser aktivierten Option, sobald ein Auftrag angelegt wird?

Es geht sofort das Fenster für den Beschaffungsassistenten auf, wobei hier schon die Auswahl auf den aktuellen Kunden/Geschäftspartner und des jeweiligen Auftrages vor selektiert ist (auf weitere Optionen gehe ich an dieser Stelle erstmal nicht ein).

Mit dem Button „Weiter“ geht man direkt bis zum Schritt 3:

Das Spannende dabei ist, dass SAP Business One auch hier automatisch den bestehenden Lagerbestand berücksichtigt und nur die fehlenden Mengen für die vollständigen Auslieferung des Auftrages als Einkauf vorschlägt:

Natürlich kann man auch eine Option wählen, dass 1:1 die Verkaufsmenge als Bestellmenge übernommen wird, wenn man seinen Lagerbestand mit diesem Kundenauftrag unangetastet lassen möchte.

Mit „Weiter“ wird dann wie gehabt die Lieferantenbestellung ausgelöst, was ich an dieser Stelle nicht weiter ausführe.

Noch folgende Hinweise: 

–  Das funktioniert natürlich nur mit Artikeln, die auch Einkaufsartikel sind; aber auch wenn  ein Stücklistenartikel (z.B. ein Set/Bundle) selbst nur ein Verkaufsartikel ist, aber die Komponenten selbst Einkaufsartikel sind

– Nach der gleichen Logik funktioniert die Option

„Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ 

Somit kann man Geschäfte via Streckenlager („Drop-Shipping“) ebenso einfach abbilden nur eben mit ausgelagerter Logistik

– Im Web-Client gibt es diese Optionen (noch?) nicht

Fazit: Gerade im KMU-Bereich, wo der Verkauf und Einkauf oft fließend in einander geht (manchmal sogar mit ein und derselben Person) und keine separaten Abteilungen sind, können so elegant und mit wenig Aufwand aus Kundenaufträgen direkt die benötigen Artikel beschafft werden.

Warum die Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben ihre Grenzen hat

Projekte sind eine wesentliche Komponente in der Geschäftswelt und erfordern effiziente Ressourcenplanung, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Doch die Herausforderung, Menschen als Ressource in Projekten zu managen, insbesondere in SAP Business One, stößt auf einzigartige Schwierigkeiten. In diesem Artikel beleuchten wir, warum die herkömmliche Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben oft unzureichend ist und vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen.

1. Menschen sind keine Maschinen
Ein entscheidender Unterschied zwischen Menschen und Maschinen ist, dass Menschen Pausen benötigen. Im Gegensatz zu Maschinen können sie nicht kontinuierlich arbeiten, sondern benötigen Zeit für Erholung und soziale Interaktion. Diese Pausen sind notwendig, um die Produktivität und das Wohlbefinden zu gewährleisten. In SAP Business One gestaltet sich die präzise Planung dieser Pausen jedoch äußerst schwierig.

2. Schwankungen in der Leistungsfähigkeit
Die Leistungsfähigkeit von Menschen variiert von Tag zu Tag und sogar von Stunde zu Stunde. Verschiedene Faktoren wie Müdigkeit, Ablenkungen und persönliche Umstände beeinflussen die Produktivität. Die genaue Schätzung des effektiven Arbeitsaufwands gestaltet sich daher als äußerst komplex und unvorhersehbar.

3. Unvorhergesehene Ereignisse
Unvorhergesehene Ereignisse sind in der Arbeitswelt unausweichlich. Krankheit, technische Probleme und persönliche Krisen können die rechtzeitige Fertigstellung von Aufgaben beeinträchtigen oder verhindern. SAP Business One bietet begrenzte Möglichkeiten, um flexibel auf derartige Herausforderungen zu reagieren.

4. Komplexität der Aufgaben
Die präzise Schätzung des Arbeitsaufwands für komplexe Aufgaben ist eine weitere Schwierigkeit. In SAP Business One gestaltet sich die Vorhersage der Zeit, die für die Bewältigung eines bestimmten Problems oder Projekts benötigt wird, oft als problematisch.

5. Fehlende Erfahrung mit ähnlichen Projekten
Wenn es keine Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gibt, wird die Ressourcenplanung noch komplexer. Ohne Vergleichsdaten oder Referenzprojekte fehlen wertvolle Informationen zur realistischen Planung.

Mögliche Lösungsansätze in SAP Business One

Um die Herausforderungen der Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben zu bewältigen, sollten Unternehmen flexible Ansätze verfolgen:

1. Agiles Projektmanagement: Agile Methoden wie Scrum oder Kanban bieten Flexibilität und ermöglichen es, auf Änderungen und Schwankungen adäquat zu reagieren.

2. Zeitpuffer einplanen: In Projektplänen sollten Zeitpuffer für unerwartete Ereignisse und Verzögerungen berücksichtigt werden.

3. Erfahrung nutzen: Falls möglich, sollte auf Erfahrungen aus vergangenen Projekten zurückgegriffen werden, um realistischere Schätzungen zu ermöglichen.

4. Kommunikation fördern: Offene Kommunikation zwischen Projektteams und Managern in SAP Business One z.B. über die kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Fazit
Die traditionelle Projektverwaltung in SAP Business One stößt bei festen Terminen und Zeitvorgaben auf Herausforderungen, da sie die Bedürfnisse und Schwankungen von Menschen nicht ausreichend berücksichtigt. Agile Projektmanagementansätze und eine flexible Planung können dazu beitragen, diese Schwierigkeiten zu überwinden und den Projekterfolg zu sichern. Es ist wichtig, die begrenzte Vorhersehbarkeit von menschlicher Arbeit in SAP Business One zu akzeptieren und entsprechend darauf zu reagieren, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen.