eRechnung in SAP Business One: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

eRechnung in SAP Business One: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist in vollem Gange, und ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst: Dann müssen Unternehmen in Deutschland zumindest in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. Aber keine Sorge – es gibt Lösungen, um den Übergang stressfrei zu gestalten.

Hier ein Überblick für SAP Business One-Anwender:

1️⃣ eRechnung mit „SAP Bordmitteln“

Die B1i Integration von SAP Business One ermöglicht serienmäßig zwar die Verarbeitung von eRechnungen, allerdings ist sie nicht revisionssicher, da kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert ist. Ein solches System muss separat gebucht werden oder im Rahmen einer Verfahrensdokumentation deklariert werden, wie man die eRechnungsdateien revisionssicher archiviert (im Prinzip wie PDF-Rechnungen jetzt auch schon), um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

2️⃣ Nochmals: Der gesetzliche Zeitplan für eRechnungen in Deutschland

• Ab 1. Januar 2025: Pflicht, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Bis 1. Januar 2026: Unternehmen haben Zeit, auch das Erstellen und Versenden von eRechnungen sicherzustellen.

💡 Stress vermeiden: Unternehmen können sich zunächst auf den Empfang von eRechnungen fokussieren und haben bis 2026 Zeit, die eigenen Prozesse schrittweise anzupassen.

3️⃣ SAP Business One Update notwendig

Wenn Sie ohne Add-on in SAP Business One das Thema eRechnung angehen möchten, ist zwingend ein Update auf mindestens FP2405 erforderlich. Dieses stellt sicher, dass Sie mit den gesetzlichen Anforderungen zumindest für das Jahr 2025 kompatibel sind.
Auch sollten Sie jetzt im 4. Quartal generell mit Blick auf aktuelle Versionen ein Update einplanen, um so auch für die meist kurzfristig zum Jahreswechsel neuste veröffentliche ELSTER-Version für das kommende Jahre gerüstet zu sein.

4️⃣ ZUGFeRD-Format: Was bedeutet das?

Das ZUGFeRD-Format bietet eine hybride Lösung, die sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch einen „sichtbaren“ PDF-Teil enthält. Damit können sowohl Mensch als auch Maschine die Rechnung einsehen und verarbeiten. Diese Funktionalität ist in SAP Business One allerdings nur über ein Add-on verfügbar. Ohne Erweiterung lässt sich das ZUGFeRD-Format nicht serienmäßig einsetzen.

5️⃣ XRechnung und Sichtbarkeit

Das XRechnung-Format hingegen enthält ausschließlich XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Sollten Sie eine reine XRechnung „sichtbar“ machen wollen, gibt es im Internet zahlreiche freie Tools und Dienste, die Ihnen dabei helfen, die Daten in eine lesbare Form zu bringen.

6️⃣ Anlaufschwierigkeiten im ersten Quartal 2025 erwarten

Erfahrungsgemäß wird es im ersten Quartal 2025 zu Anlaufschwierigkeiten kommen, da Formatsprobleme und notwendige Anpassungen wahrscheinlich sind. Unternehmen sollten sich auf potenzielle Verzögerungen und Nachbesserungen einstellen und frühzeitig planen, um die Umstellung möglichst reibungslos zu gestalten.

📈 Fazit:
Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird die Umstellung auf eRechnungen nicht nur zur Pflicht, sondern auch zur Chance, interne Prozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Jetzt handeln, um 2025 entspannt entgegenzusehen!

💼 Benötigen Sie Unterstützung?
Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung von eRechnungen in SAP Business One benötigen oder Fragen zu Updates und Add-ons haben, stehe ich Ihnen gerne mit meiner Erfahrung zur Seite. Kontaktieren Sie mich, um Ihre Anforderungen gemeinsam zu besprechen!

Die Macht von SQL-Abfragen in SAP Business One

Schnelle Datenauswertung leicht gemacht

In der heutigen datengetriebenen Geschäftswelt ist es entscheidend, schnelle und präzise Einblicke in Unternehmensdaten zu gewinnen. SAP Business One (SBO) bietet hierfür eine mächtige Funktion: SQL-Abfragen. 

Mit diesen Abfragen können Sie Daten in Echtzeit analysieren und fundierte Entscheidungen treffen. 

Besonders beeindruckend ist der SBO-eigene Abfragegenerator, der es auch Anwendern ohne tiefgehende SQL-Kenntnisse ermöglicht, komplexe Abfragen zu erstellen. In diesem Blog-Beitrag zeige ich Ihnen, wie einfach und effektiv SQL-Abfragen in SAP Business One sein können, und stelle Ihnen ein praktisches Beispiel vor, das Sie sofort anwenden können.

Die Vorteile von SQL-Abfragen in SAP Business One

1. Echtzeit-Datenanalyse: Mit SQL-Abfragen können Sie Daten in Echtzeit abrufen und analysieren, wodurch Sie schneller auf Veränderungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen können.

2. Flexibilität: SQL-Abfragen bieten eine hohe Flexibilität, da sie an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden können. Sie können Daten aus verschiedenen Tabellen kombinieren, filtern und sortieren.

3. Effizienz: Durch die Automatisierung von Abfragen und Berichten sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, die Sie in andere wichtige Aufgaben investieren können.

4. Benutzerfreundlichkeit: Der SBO-eigene Abfragegenerator macht es auch für Anwender ohne tiefgehende SQL-Kenntnisse einfach, leistungsstarke Abfragen zu erstellen.

Der Abfragegenerator von SAP Business One

Der Abfragegenerator von SAP Business One ist ein benutzerfreundliches Tool, mit dem Sie SQL-Abfragen erstellen können, ohne tiefgehende SQL-Kenntnisse zu benötigen. Der Generator führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung einer Abfrage, von der Auswahl der Tabellen bis zur Definition der gewünschten Felder und Bedingungen.

Ein einfaches Beispiel: Geschäftspartner mit Kontosaldo > 0

Um Ihnen die Anwendung von SQL-Abfragen in SAP Business One zu demonstrieren, betrachten wir ein einfaches Beispiel. Angenommen, Sie möchten eine Liste aller Geschäftspartner abrufen, deren Kontosaldo größer als 0 ist. Mit dem Abfragegenerator von SBO können Sie diese Abfrage schnell und einfach erstellen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie den Abfragegenerator:

   – Navigieren Sie in SAP Business One zu `Tools` > `Abfragen` > `Abfragegenerator`.

2. Wählen Sie die Tabelle:

   – Wählen Sie im Feld oben links den Tabellenamen `OCRD` (die Geschäftspartner-Tabelle) und drücken die TAB-Taste.

3. Fügen Sie die gewünschten Felder hinzu:

   – Nun füllt sich die Felderspalte. Wählen/Doppelklicken Sie die Felder `CardCode` (Geschäftspartner-Code), `CardName` (Geschäftspartner-Name) und `Balance` (Kontosaldo).

4. Definieren Sie die Bedingungen:

   – Fügen Sie die Bedingung durch reinklicken in das „Wo“-Feld hinzu: Wieder ein Doppelklick auf das Feld ‚Balance’ mit der Bedingung ‚> 0`.

5. Erstellen Sie die Abfrage:

   – Klicken Sie nun auf `Ausführen`, um die Abfrage auszuführen.

Die resultierende SQL-Abfrage sieht wie folgt aus:

Tipp:
Wenn Sie mit gedrückter STRG-Taste auf den Titel der Spalte *Kontosaldo’ klicken, wird in der Fußzeile die Summe angezeigt !

Und noch ein Tipp:
Wenn man auf die kleine Grafik klickt, werden die Werte sogar grafisch visualisiert:

Unterstützung und Schulungen für SQL-Abfragen in SAP Business One

Wenn Sie noch tiefer in die Welt der SQL-Abfragen eintauchen möchten oder Unterstützung bei komplexen Abfragen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit meiner langjährigen Erfahrung als SAP Business One Consultant kann ich Ihnen dabei helfen, maßgeschneiderte Abfragen zu erstellen, die genau auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Ich biete auch umfassende Schulungen an, um Ihnen und Ihrem Team die notwendigen Kenntnisse zu vermitteln, damit Sie das volle Potenzial des SBO-eigenen Abfragegenerators ausschöpfen können. 

Meine Dienstleistungen umfassen:

– Individuelle Schulungen: Erlernen Sie die Grundlagen von SQL und die spezifischen Funktionen des Abfragegenerators in SAP Business One.

– Erstellung komplexer Abfragen: Lassen Sie uns gemeinsam komplexe Abfragen entwickeln, die Ihnen helfen, wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen.

– Kontinuierlicher Support: Profitieren Sie von meinem fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass Ihre Abfragen stets aktuell und effizient bleiben.