Die stille Stolperfalle in der XRechnung: UBL oder CII?

In der Theorie klingt alles einfach: Die XRechnung ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, vorgeschrieben für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. In der Praxis aber offenbart sich eine unsichtbare, aber folgenreiche Stolperfalle, die besonders SAP-Business-One-Anwender:innen betrifft: das unterschiedliche Datenformat der XRechnung – UBL oder CII.

Ursprünglich lautete unsere Empfehlung, die „reine“ XRechnung (also ohne PDF-Teil) zu bevorzugen, da der visuelle Bestandteil einer hybriden Rechnung (wie bei ZUGFeRD) oft als potenziell missverständlich oder manipulierbar galt. Doch die technische Realität bei der Verarbeitung von XML-Dateien in SAP Business One zeigt: Gerade weil ZUGFeRD immer das klar strukturierte CII-Format verwendet, ist es in der Praxis deutlich robuster und weniger fehleranfällig.

Worum geht es?

Die XRechnung kann technisch in zwei Varianten auftreten:

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice nach UN/CEFACT)

Beide Formate sind normgerecht und konform zur EN16931, aber strukturell komplett verschieden. Der entscheidende Haken: SAP Business One (mit Electronic File Manager / EFM) unterscheidet nicht automatisch zwischen den beiden. Und der Mensch in der Buchhaltung sieht einer XML-Datei nicht an, welche Variante sie ist.

Was passiert in der Praxis?

Ein Lieferant sendet eine XRechnung. Die Buchhaltung möchte sie mit dem „Assistenten für den elektronischen Belegimport“ über das PEPPOL-Protokoll in SAP Business One einlesen. Doch ohne visuelle Erkennung des Formats (UBL oder CII) wird häufig das falsche Mapping geladen. Die Folge: Fehlermeldungen wie  „Das Präfix ‚in‘ wurde nicht definiert“ oder „Das Element ‚Lines‘ ist an dieser Stelle nicht erlaubt“ 🙁

Diese kryptischen Fehler kosten Zeit, frustrieren die Anwender:innen und führen im schlimmsten Fall zur Ablehnung der Rechnung.

Warum ist das ein Problem?

• SAP Business One bietet keine native Format-Erkennung.
• Der EFM verlangt völlige Formatklarheit: Jedes Mapping ist entweder für UBL oder für CII erstellt.
• Die visuelle Unterscheidung ist für Endanwender nicht praktikabel.

Was ist mit ZUGFeRD?

Die hybride ZUGFeRD-Rechnung (PDF + eingebettetes XML) bietet hier einen klaren Vorteil: ZUGFeRD verwendet immer das CII-Format (ab Version 2.0). Damit entfällt das Risiko einer Formatverwechslung komplett. Wer als Empfänger ZUGFeRD einsetzt, kann mit nur einem EFM-Mapping arbeiten – stabiler, sicherer, einfacher.

Was wären die weitere Alternativen?

• Mit einem Add-On (z. B. CKS.eInvoice), die das XML-Format automatisch erkennen und dem richtigen Mapping übergeben.
• Mit kleinen Tool wie den KoSIT Konverter oder Skripten einheitlich auf UBL konvertieren
• Oder in manchen Fällen: indivuelle Anpassung im EFM, was fehleranfällig ist.

Empfehlung:

Wer als Empfänger mit SAP Business One arbeitet, sollte wenn möglich auf ZUGFeRD (Version ≥2.1 mit EN16931-Profil) setzen. Damit ist sichergestellt, dass das XML immer CII-konform und strukturell eindeutig ist. Die Verarbeitung im EFM wird dadurch erheblich vereinfacht.

Fazit: Die Standardisierung ist nicht das Problem – die Vielfalt der Standards schon.

Unternehmen, die E-Rechnungen mit SAP Business One empfangen, sollten sich bewusst machen, dass „XRechnung“ nicht gleich „XRechnung“ ist. Ohne technische Unterstützung bei der Formatunterscheidung drohen unnötige Fehler und Medienbrücken. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Setup oder Add-on lässt sich dieses Problem lösen.

Bei Fragen oder Unterstützung zur E-Rechnung in SAP Business One können Sie sich gerne an mich wenden.

E-Rechnung: XRechnung vs ZUGfERD

Liebe Digitalisierungs- und E-Rechnungsfans,

jetzt wo die ersten E-Rechnungen eintrudeln kommt oft die Frage auf, welches Format vorzuziehen ist: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide haben ihre Stärken, doch in vielen Szenarien ist die XRechnung der klare Favorit.
Was auch gerne unterschätzt wird: In Deutschland wird das Format für E-Rechnungen vom Rechnungsempfänger bestimmt. Sie können also entscheiden, welches Format Sie wünschen!
Aber lassen Sie uns die Unterschiede und die Vorteile der XRechnung beleuchten:

1️⃣ Klarer Fokus auf maschinelle Verarbeitung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung entwickelt wurde. Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten, was zwar praktisch, aber nicht immer effizient ist. Die XRechnung ist schlanker und vermeidet jegliche Zusatzinformationen, die für Maschinen irrelevant sind.

2️⃣ Vorgabe für den öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist in Deutschland für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbindlich vorgeschrieben. Wer mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen arbeitet, kommt um dieses Format nicht herum. Es entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und garantiert damit höchste Konformität.

3️⃣ Zukunftssicher und standardisiert
Während ZUGFeRD durch die hybride Kombination von PDF und XML menschlich lesbar bleibt, setzt die XRechnung konsequent auf Maschinenlesbarkeit. Dies spiegelt den Trend zur vollständigen Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wider – ein entscheidender Schritt in Richtung Zukunft.

4️⃣ Klarheit und Fokus statt hybrider Ansätze
ZUGFeRD versucht, zwei Welten zu vereinen: die maschinelle und die menschliche. Das führt oft dazu, dass Rechnungen zwar lesbar, aber technisch überfrachtet sind. Die XRechnung hingegen folgt einem klaren Prinzip: Daten für Maschinen – und nur für Maschinen.

5️⃣ Steuerlich zählt nur das XML
Ein oft übersehener Punkt: Bei ZUGFeRD ist steuerlich ausschließlich der XML-Teil relevant, nicht der sichtbare PDF-Teil. Das bedeutet, dass der scheinbar „komfortable“ Lesemodus keinerlei rechtliche Bedeutung hat. Die XRechnung geht hier den direkten Weg und liefert ausschließlich die Daten, die wirklich zählen.

Fazit:
Wenn Ihre Prozesse maximale Automatisierung und Rechtskonformität erfordern – besonders im B2G-Bereich – ist die XRechnung die bessere Wahl. ZUGFeRD bietet sicherlich Vorteile in hybriden Szenarien, doch für eine konsequente Digitalisierung führt kein Weg an der XRechnung vorbei.

Und keine Sorge: Für die Freunde der „sichtbaren“ Rechnung gibt es mittlerweile etliche Online-Tools, die XRechnungen in ansprechender Form visualisieren können – ganz ohne PDF-Ballast. 😉

Gerne unterstütze ich Sie bei der Implementierung und beantworte Fragen rund um das Thema E-Rechnung in SAP Business One.

eRechnung in SAP Business One: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

eRechnung in SAP Business One: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist in vollem Gange, und ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst: Dann müssen Unternehmen in Deutschland zumindest in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. Aber keine Sorge – es gibt Lösungen, um den Übergang stressfrei zu gestalten.

Hier ein Überblick für SAP Business One-Anwender:

1️⃣ eRechnung mit „SAP Bordmitteln“

Die B1i Integration von SAP Business One ermöglicht serienmäßig zwar die Verarbeitung von eRechnungen, allerdings ist sie nicht revisionssicher, da kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert ist. Ein solches System muss separat gebucht werden oder im Rahmen einer Verfahrensdokumentation deklariert werden, wie man die eRechnungsdateien revisionssicher archiviert (im Prinzip wie PDF-Rechnungen jetzt auch schon), um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

2️⃣ Nochmals: Der gesetzliche Zeitplan für eRechnungen in Deutschland

• Ab 1. Januar 2025: Pflicht, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Bis 1. Januar 2026: Unternehmen haben Zeit, auch das Erstellen und Versenden von eRechnungen sicherzustellen.

💡 Stress vermeiden: Unternehmen können sich zunächst auf den Empfang von eRechnungen fokussieren und haben bis 2026 Zeit, die eigenen Prozesse schrittweise anzupassen.

3️⃣ SAP Business One Update notwendig

Wenn Sie ohne Add-on in SAP Business One das Thema eRechnung angehen möchten, ist zwingend ein Update auf mindestens FP2405 erforderlich. Dieses stellt sicher, dass Sie mit den gesetzlichen Anforderungen zumindest für das Jahr 2025 kompatibel sind.
Auch sollten Sie jetzt im 4. Quartal generell mit Blick auf aktuelle Versionen ein Update einplanen, um so auch für die meist kurzfristig zum Jahreswechsel neuste veröffentliche ELSTER-Version für das kommende Jahre gerüstet zu sein.

4️⃣ ZUGFeRD-Format: Was bedeutet das?

Das ZUGFeRD-Format bietet eine hybride Lösung, die sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch einen „sichtbaren“ PDF-Teil enthält. Damit können sowohl Mensch als auch Maschine die Rechnung einsehen und verarbeiten. Diese Funktionalität ist in SAP Business One allerdings nur über ein Add-on verfügbar. Ohne Erweiterung lässt sich das ZUGFeRD-Format nicht serienmäßig einsetzen.

5️⃣ XRechnung und Sichtbarkeit

Das XRechnung-Format hingegen enthält ausschließlich XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Sollten Sie eine reine XRechnung „sichtbar“ machen wollen, gibt es im Internet zahlreiche freie Tools und Dienste, die Ihnen dabei helfen, die Daten in eine lesbare Form zu bringen.

6️⃣ Anlaufschwierigkeiten im ersten Quartal 2025 erwarten

Erfahrungsgemäß wird es im ersten Quartal 2025 zu Anlaufschwierigkeiten kommen, da Formatsprobleme und notwendige Anpassungen wahrscheinlich sind. Unternehmen sollten sich auf potenzielle Verzögerungen und Nachbesserungen einstellen und frühzeitig planen, um die Umstellung möglichst reibungslos zu gestalten.

📈 Fazit:
Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird die Umstellung auf eRechnungen nicht nur zur Pflicht, sondern auch zur Chance, interne Prozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Jetzt handeln, um 2025 entspannt entgegenzusehen!

💼 Benötigen Sie Unterstützung?
Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung von eRechnungen in SAP Business One benötigen oder Fragen zu Updates und Add-ons haben, stehe ich Ihnen gerne mit meiner Erfahrung zur Seite. Kontaktieren Sie mich, um Ihre Anforderungen gemeinsam zu besprechen!