E-Rechnung: XRechnung vs ZUGfERD
Liebe Digitalisierungs- und E-Rechnungsfans,
jetzt wo die ersten E-Rechnungen eintrudeln kommt oft die Frage auf, welches Format vorzuziehen ist: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide haben ihre Stärken, doch in vielen Szenarien ist die XRechnung der klare Favorit.
Was auch gerne unterschätzt wird: In Deutschland wird das Format für E-Rechnungen vom Rechnungsempfänger bestimmt. Sie können also entscheiden, welches Format Sie wünschen!
Aber lassen Sie uns die Unterschiede und die Vorteile der XRechnung beleuchten:

1️⃣ Klarer Fokus auf maschinelle Verarbeitung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung entwickelt wurde. Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten, was zwar praktisch, aber nicht immer effizient ist. Die XRechnung ist schlanker und vermeidet jegliche Zusatzinformationen, die für Maschinen irrelevant sind.
2️⃣ Vorgabe für den öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist in Deutschland für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbindlich vorgeschrieben. Wer mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen arbeitet, kommt um dieses Format nicht herum. Es entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und garantiert damit höchste Konformität.
3️⃣ Zukunftssicher und standardisiert
Während ZUGFeRD durch die hybride Kombination von PDF und XML menschlich lesbar bleibt, setzt die XRechnung konsequent auf Maschinenlesbarkeit. Dies spiegelt den Trend zur vollständigen Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wider – ein entscheidender Schritt in Richtung Zukunft.
4️⃣ Klarheit und Fokus statt hybrider Ansätze
ZUGFeRD versucht, zwei Welten zu vereinen: die maschinelle und die menschliche. Das führt oft dazu, dass Rechnungen zwar lesbar, aber technisch überfrachtet sind. Die XRechnung hingegen folgt einem klaren Prinzip: Daten für Maschinen – und nur für Maschinen.
5️⃣ Steuerlich zählt nur das XML
Ein oft übersehener Punkt: Bei ZUGFeRD ist steuerlich ausschließlich der XML-Teil relevant, nicht der sichtbare PDF-Teil. Das bedeutet, dass der scheinbar „komfortable“ Lesemodus keinerlei rechtliche Bedeutung hat. Die XRechnung geht hier den direkten Weg und liefert ausschließlich die Daten, die wirklich zählen.
Fazit:
Wenn Ihre Prozesse maximale Automatisierung und Rechtskonformität erfordern – besonders im B2G-Bereich – ist die XRechnung die bessere Wahl. ZUGFeRD bietet sicherlich Vorteile in hybriden Szenarien, doch für eine konsequente Digitalisierung führt kein Weg an der XRechnung vorbei.
Und keine Sorge: Für die Freunde der „sichtbaren“ Rechnung gibt es mittlerweile etliche Online-Tools, die XRechnungen in ansprechender Form visualisieren können – ganz ohne PDF-Ballast. 😉
Gerne unterstütze ich Sie bei der Implementierung und beantworte Fragen rund um das Thema E-Rechnung in SAP Business One.