Einen Einkauf/Lieferantenbestellung aus einem Kundenauftrag generieren

Je nach Lager-Strategie kann man seine prompte Lieferfähigkeit durch einen hohen Lagerbestand sicher stellen, oder man lebt das „Just-in-Time“ (wenn man eine zuverlässige Lieferantenkette hat).

Bei letzterem bietet SAP Business One ein nettes Feature, was komischerweise viele Anwendende gar nicht kennen und ich leider schon oft genug beobachtet musste, wie die Artikel via Copy-Paste manuell aus dem Kundenauftrag in die Lieferantenbestellung übernommen wurden.

Dabei ist es so einfach und elegant:

Mit dem unscheinbaren Häkchen „Nicht-Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ wird die Magie aktiviert, wobei dieses standardmäßig (also bei Neuanlage eines Auftrages) deaktiviert ist, weil ja in der Regel vorrangig aus dem bestehenden Lagerbestand geliefert werden soll.

Was passiert nun mit dieser aktivierten Option, sobald ein Auftrag angelegt wird?

Es geht sofort das Fenster für den Beschaffungsassistenten auf, wobei hier schon die Auswahl auf den aktuellen Kunden/Geschäftspartner und des jeweiligen Auftrages vor selektiert ist (auf weitere Optionen gehe ich an dieser Stelle erstmal nicht ein).

Mit dem Button „Weiter“ geht man direkt bis zum Schritt 3:

Das Spannende dabei ist, dass SAP Business One auch hier automatisch den bestehenden Lagerbestand berücksichtigt und nur die fehlenden Mengen für die vollständigen Auslieferung des Auftrages als Einkauf vorschlägt:

Natürlich kann man auch eine Option wählen, dass 1:1 die Verkaufsmenge als Bestellmenge übernommen wird, wenn man seinen Lagerbestand mit diesem Kundenauftrag unangetastet lassen möchte.

Mit „Weiter“ wird dann wie gehabt die Lieferantenbestellung ausgelöst, was ich an dieser Stelle nicht weiter ausführe.

Noch folgende Hinweise: 

–  Das funktioniert natürlich nur mit Artikeln, die auch Einkaufsartikel sind; aber auch wenn  ein Stücklistenartikel (z.B. ein Set/Bundle) selbst nur ein Verkaufsartikel ist, aber die Komponenten selbst Einkaufsartikel sind

– Nach der gleichen Logik funktioniert die Option

„Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ 

Somit kann man Geschäfte via Streckenlager („Drop-Shipping“) ebenso einfach abbilden nur eben mit ausgelagerter Logistik

– Im Web-Client gibt es diese Optionen (noch?) nicht

Fazit: Gerade im KMU-Bereich, wo der Verkauf und Einkauf oft fließend in einander geht (manchmal sogar mit ein und derselben Person) und keine separaten Abteilungen sind, können so elegant und mit wenig Aufwand aus Kundenaufträgen direkt die benötigen Artikel beschafft werden.

Warum die Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben ihre Grenzen hat

Projekte sind eine wesentliche Komponente in der Geschäftswelt und erfordern effiziente Ressourcenplanung, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Doch die Herausforderung, Menschen als Ressource in Projekten zu managen, insbesondere in SAP Business One, stößt auf einzigartige Schwierigkeiten. In diesem Artikel beleuchten wir, warum die herkömmliche Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben oft unzureichend ist und vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen.

1. Menschen sind keine Maschinen
Ein entscheidender Unterschied zwischen Menschen und Maschinen ist, dass Menschen Pausen benötigen. Im Gegensatz zu Maschinen können sie nicht kontinuierlich arbeiten, sondern benötigen Zeit für Erholung und soziale Interaktion. Diese Pausen sind notwendig, um die Produktivität und das Wohlbefinden zu gewährleisten. In SAP Business One gestaltet sich die präzise Planung dieser Pausen jedoch äußerst schwierig.

2. Schwankungen in der Leistungsfähigkeit
Die Leistungsfähigkeit von Menschen variiert von Tag zu Tag und sogar von Stunde zu Stunde. Verschiedene Faktoren wie Müdigkeit, Ablenkungen und persönliche Umstände beeinflussen die Produktivität. Die genaue Schätzung des effektiven Arbeitsaufwands gestaltet sich daher als äußerst komplex und unvorhersehbar.

3. Unvorhergesehene Ereignisse
Unvorhergesehene Ereignisse sind in der Arbeitswelt unausweichlich. Krankheit, technische Probleme und persönliche Krisen können die rechtzeitige Fertigstellung von Aufgaben beeinträchtigen oder verhindern. SAP Business One bietet begrenzte Möglichkeiten, um flexibel auf derartige Herausforderungen zu reagieren.

4. Komplexität der Aufgaben
Die präzise Schätzung des Arbeitsaufwands für komplexe Aufgaben ist eine weitere Schwierigkeit. In SAP Business One gestaltet sich die Vorhersage der Zeit, die für die Bewältigung eines bestimmten Problems oder Projekts benötigt wird, oft als problematisch.

5. Fehlende Erfahrung mit ähnlichen Projekten
Wenn es keine Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gibt, wird die Ressourcenplanung noch komplexer. Ohne Vergleichsdaten oder Referenzprojekte fehlen wertvolle Informationen zur realistischen Planung.

Mögliche Lösungsansätze in SAP Business One

Um die Herausforderungen der Projektverwaltung in SAP Business One bei festen Terminen und Zeitvorgaben zu bewältigen, sollten Unternehmen flexible Ansätze verfolgen:

1. Agiles Projektmanagement: Agile Methoden wie Scrum oder Kanban bieten Flexibilität und ermöglichen es, auf Änderungen und Schwankungen adäquat zu reagieren.

2. Zeitpuffer einplanen: In Projektplänen sollten Zeitpuffer für unerwartete Ereignisse und Verzögerungen berücksichtigt werden.

3. Erfahrung nutzen: Falls möglich, sollte auf Erfahrungen aus vergangenen Projekten zurückgegriffen werden, um realistischere Schätzungen zu ermöglichen.

4. Kommunikation fördern: Offene Kommunikation zwischen Projektteams und Managern in SAP Business One z.B. über die kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Fazit
Die traditionelle Projektverwaltung in SAP Business One stößt bei festen Terminen und Zeitvorgaben auf Herausforderungen, da sie die Bedürfnisse und Schwankungen von Menschen nicht ausreichend berücksichtigt. Agile Projektmanagementansätze und eine flexible Planung können dazu beitragen, diese Schwierigkeiten zu überwinden und den Projekterfolg zu sichern. Es ist wichtig, die begrenzte Vorhersehbarkeit von menschlicher Arbeit in SAP Business One zu akzeptieren und entsprechend darauf zu reagieren, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen.

Empfehlungen zur effektiven Fehleranalyse SAP Business One

Auch in der Welt von SAP Business One kann es vorkommen, dass Benutzer auf gelegentliche, nicht reproduzierbare Probleme stoßen. Diese Art von Herausforderung kann für die Anwendenden frustrierend sein, da es oft kein erkennbares Muster aufweist und sich schwer reproduzieren lässt. Dennoch ist es entscheidend, diese Probleme effektiv zu beschreiben, um eine schnelle und präzise Fehlerbehebung zu ermöglichen.

Aus meinen Support-Erfahrungen möchte ich Ihnen folgende Analysecheckliste an die Hand geben, die Ihnen dabei hilft, solche Szenarien erfolgreich anzugehen. Diese Checkliste bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die Fehlerursache zu identifizieren und somit effektiv zu beheben. Hier sind die wesentlichen Schritte, die Sie bei der Fehlerbeschreibung beachten sollten:

1. Wann hat das Problem begonnen?

Beginnen Sie mit einer klaren Zeitangabe. Identifizieren Sie den Zeitpunkt, an dem das Problem erstmals aufgetreten ist. Dies kann helfen, mögliche Ursachen einzugrenzen.

2. Gibt es ein Muster im Zusammenhang mit dem Problem?

Versuchen Sie, Muster oder Trends in Bezug auf das Problem zu erkennen. Tritt es beispielsweise nur bei bestimmten Aktionen oder in Verbindung mit spezifischen Daten auf?

3. Ist es ein Versionsproblem?

Überprüfen Sie, ob das Problem auf eine bestimmte Version von SAP Business One beschränkt ist. Die Version kann einen entscheidenden Hinweis auf die Lösung liefern.

4. Ist es ein Problem mit der Erweiterbarkeit?

Untersuchen Sie, ob das Problem mit kundenspezifischen Erweiterungen oder Add-ons in Verbindung steht. Deaktivieren Sie solche Erweiterungen vorübergehend, um festzustellen, ob sie die Ursache sind.

5. DB- oder umgebungsspezifisches Problem?

Stellen Sie sicher, dass Sie DB-Verbindungen und Umgebungsvariablen gründlich überprüfen. Manchmal können konfigurationsbedingte Probleme die Ursache sein.

6. Friert die Anwendung ein oder blockiert sie?

Differenzieren Sie zwischen Anwendungsabstürzen und Blockaden. Dies kann wichtige Hinweise auf die Art des Problems liefern.

7. Ist es ein Benutzer- oder ein Workstation-Problem?

Prüfen Sie, ob das Problem auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Workstation beschränkt ist. Dies kann darauf hinweisen, dass es sich um ein individuelles Konfigurationsproblem handelt.

Eine sorgfältige und systematische Fehlerbeschreibung ist der Schlüssel zur schnellen und effektiven Fehlerbehebung in SAP Business One. Mit diesen Empfehlungen aus meiner Checkliste können Sie den Supportprozess optimieren und Ihre Produktivität steigern.

Ich hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen, Ihre SAP Business One-Erfahrung zu verbessern und eine reibungslose Arbeitsumgebung sicherzustellen. Teilen Sie mir gerne Ihre eigenen Erfahrungen und Fehlerbeschreibungen mit, vielleicht kann ich schnell und unkompliziert helfen!

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Ein komplexes ERP wie SAP Business One braucht eine gute Betreuung und Support.
Machen wir uns nichts vor: Die Erstberatung und Verkauf unterliegt noch einer gewissen Euphorie, dass nun alles gut wird. Das vorgestellte System wirkt gar nicht (mehr) so komplex und einer schnellen Einführung steht nichts mehr im Weg.
Ja, SAP Business One schafft es, trotz seiner Funktionstiefe und Komplexität eine gewisse Intuitivität zu bewahren. Die Anwendenden sind zufrieden, der oder die Consultant auch, da keine weiteren Fragen mehr kommen und Schulungen notwendig scheinen. Ein erfolgreicher Projektabschluss?
Doch ganz ehrlich, warum kommen keine weitere Fragen? In der Regel läuft es doch so, dass die Schulungskurve nach der Einführung stark abflacht und nun meint jeder, Anbieter wie Kunde, sich wieder dem routinierten Alltag hingeben zu können.
Aber wie heißt es doch so schön: „Man lernt nie aus“ und „man lernt sein Leben lang“!
Die Lernkurve bei einer ERP-Projekteinführung wird gerne mit einer Gipfelbesteigung verglichen, allerdings hinkt dieser Vergleich gewaltig: Gerade im IT-Umfeld entwickelt sich alles rasend schnell und immer weiter (wie man gerade wieder am aktuellen KI-Hype sieht). Und auch ERP-Systeme wie SAP Business One entwickelt sich permanent weiter. Und nicht nur dass, gerade durch die ERP-Einführung ändern sich auch zwangsläufig viele Prozesse im eigenen Unternehmen. Des weiteren werden auch die Anwendenden immer qualifizierter und vertrauter mit dem System, so dass sich völlig neue Möglichkeiten der Unternehmens-Prozesse und Steuerung ergeben.
Wenn jetzt nicht die ursprüngliche Digital-Strategie neu abgeglichen und ausgerichtet wird, dann entstehen eine Vielzahl an kritischen Problemen:

  • Frustrierte Mitarbeiter:innen/Anwender:innen, die nicht verstehen warum effiziente(re) Möglichkeiten ausgeschöpft werden (niemand möchte sinnlos arbeiten)
  • Auf das ERP-System wird geschimpft, weil Funktionen und Prozesse zu weit auseinander liegen („früher war alles einfacher und schneller“) und die Investition droht zu scheitern
  • Der Schwung zur Veränderung und Weiterentwicklung zum Zeitpunkt der ERP-Einführung geht verloren, die gesamte Organisation gerät in eine Art Apathie. 

Gerade deshalb ist es wichtig, nach dem vermeintlichen Projektende wieder und wieder einen kritischen Blick auf den Ist-Zustand zum aktualisierten Soll-Zustand zu werfen. Frei nach dem Motto „nach dem Projekt ist vor dem Projekt“.

Und da der Prophet im eigenen Land nichts zu sagen hat und alle bisherigen Projektteilnehmer zwangsläufig auch einer gewissen Betriebsblindheit unterliegen, empfiehlt es sich hier auf „frische“, externe Berater zu setzen.
Wenn Sie nun zwangsläufig an mich denken, ist das schon mal ein guter Ansatz.

Ich freue mich über Ihren Kontakt.

KSK mit SAP Business One

Obwohl die Abgaben an die Künstlersozialkasse so selbstverständlich sind wie die Meldungen der Umsatzsteuer und diese sogar im Rahmen der inzwischen verpflichtenden Lohnprüfung seitens der Rentenversicherung (DRV-Bund.de) untersucht werden, gibt es keine Standard-Funktion in SAP Business One, um dieser Aufgabe effizient nachzukommen.

Vielleicht liegt es auch daran, dass es a) nur in Deutschland relevant ist, und b) relativ einfach selbst einzurichten ist. Aber einmal eingerichtet, spart man sich eine Menge Verwaltungsaufwand und man kann auf Mausklick den Abgabebetrag (ob jährliche Nachzahlung oder monatliche Vorauszahlung) ermitteln.
Weitere Informationen generell zur KSK findet man auf der website https://www.kuenstlersozialkasse.de

Hier nun mein Tipp und Anleitung, um eine „KSK-Meldefunktion“ im SAP Business One einzurichten:

  1. Zuerst benötigen wir zwei UDF´s „U_KSK“ (user defined fields). Einmal in den Stammdaten des Geschäftspartners (Tabelle OCRD), und einmal in den Positionen der Eingangsrechnungen (PCH1). Hier wird einfach ein Feld „KSK“ mit den Standardwerten „J“ für „Ja“ und „N“ für „Nein“ angelegt. „Nein“ ist dabei der Standardwert, schließlich sind die wenigstens Lieferanten freischaffende Künstler.
  2. Nachdem im Geschäftspartner das neue KSK-Feld positioniert ist …


…werden alle Lieferanten, die KSK-pflichtig, sind mit einem „Ja“ aktualisiert.

  1. Nun erstellen wir noch eine kleine Abfrage, damit dieser Wert automatisch bei Verwendung eines KSK-pflichtigen Lieferanten in die Eingangsrechnungsposition übernommen wird: SELECT OCRD.“U_KSK“ FROM OCRD WHERE OCRD.“CardCode“ = $[$4.0.0] und hinterlegen diese als „benutzerdefinierte Werte“ auf unserem KSK-Feld in den Eingangsrechnungspositionen.
  1. Im Prinzip schon fertig. Nun werden alle Eingangsrechnungen bzw. deren Position autom. als KSK-pflichtig übernommen, wo in den Stammdaten der Lieferant als KSK-pflichtig hinterlegt ist. Natürlich kann man auch individuell je Position die KSK-Markierung setzten oder entfernen, da ja grundsätzlich nicht alle Leistungen eines Künstlers der KSK-Pflicht unterliegen (z.B. Reisekosten des Fotografen).
  2. Aber das Finale ist dann die Abfrage bzw. die Auswertung. Entweder quick & dirty einfach mit dem Abfragegenerator die Belege nach dem KSK-Wert abfragen (z.B. für HANA: SELECT T1.[DocNum], T1.[DocDate], T1.[CardCode], T1.[CardName], T0.[U_KSK], T0.[DocEntry], T0.[LineNum], T0.[ItemCode], T0.[Dscription], T0.[LineTotal] FROM PCH1 T0 INNER JOIN OPCH T1 ON T0.[DocEntry] = T1.[DocEntry] WHERE T0.[U_KSK] =’J‘ ORDER BY T1.[DocDate]) oder man macht sich gleich einen schönen CrystalReport, dann natürlich noch mit Von-Bis-Abfrage, um Jahre oder Quartale filtern zu können: