KI in SAP Business One: Drei Wege, drei Kostenmodelle

Mit dem Feature Package 2608 kommen erstmals KI mit SAP BUSINESS ONE direkt in den Web Client.

Außerdem stellt sich nicht mehr die Frage, ob KI im ERP-System ankommt, sondern auf welchem Weg.

Diese Erkenntnis ist wirtschaftlich deutlich relevanter, als sie zunächst klingt.

Es gibt nicht nur einen Weg, sondern mindestens drei.
Zudem unterscheiden sie sich in den laufenden Kosten.

• Sie unterscheiden sich im Einrichtungsaufwand.

• Sie unterscheiden sich, wo Ihre Geschäftsdaten verarbeitet werden.

• Sie unterscheiden sich darin, wie abhängig Sie sich von einem einzelnen Anbieter machen.

Zuerst der Anwendungsfall, dann die Technik

Vorweg der Punkt, der in der aktuellen Diskussion am häufigsten untergeht: Keine dieser Optionen ist per se die richtige. Die Entscheidung fällt nicht anhand der Technologie, sondern anhand der Aufgabe.

Deshalb steht am Anfang eine sehr unspektakuläre Frage. Welche wiederkehrende Tätigkeit in Ihrem Unternehmen kostet tatsächlich Zeit, und wie viel wäre Ihnen ihre Automatisierung im Monat wert?

Typische Antworten aus der Praxis:

• Auswertungen, die heute jemand manuell in Excel zusammenbaut, weil niemand die passende Abfrage schreiben kann
• Bestellungen, die per E-Mail eingehen und von Hand als Auftrag erfasst werden
• Abgleich von Stammdaten zwischen CRM und ERP
• Vorbereitung von Mahnvorschlägen
• Beantwortung von wiederkehrenden Fragen zu Beständen, Margen oder offenen Posten

Wer diese Frage nicht beantworten kann, sollte kein KI-Projekt starten, sondern zuerst seine Prozesse anschauen. Wer sie beantworten kann, hat bereits das Kriterium, an dem sich die drei Wege messen lassen.

Weg 1: Die KI-Funktionen von SAP über die Business Technology Platform

Der naheliegende Weg ist der, den SAP selbst vorzeichnet. Die mit FP2608 eingeführten KI-Funktionen im Web Client laufen über die SAP Business Technology Platform (BTP) und den dort angesiedelten generativen KI-Dienst.

Was dafür spricht

Die Funktionen sind in den Standard integriert und erscheinen dort, wo Ihre Anwender ohnehin arbeiten. Sie werden von SAP weiterentwickelt und gepflegt. Es entsteht keine Eigenentwicklung, die Sie später selbst warten müssen. Für Unternehmen, die ohnehin auf einen möglichst standardnahen Betrieb setzen, ist das ein gewichtiges Argument.

Was Sie wissen sollten

Diese Funktionen sind nicht Bestandteil Ihrer bestehenden SAP Business One Lizenzen. Sie setzen ein eigenes Konto auf der Business Technology Platform sowie eine gesonderte Buchung voraus. Abgerechnet wird typischerweise verbrauchsabhängig, das heißt, die Kosten steigen mit der Nutzung. Dazu kommt einmaliger Einrichtungsaufwand, unter anderem für die Anbindung Ihres Systems und die Berechtigungssteuerung.

Verbrauchsabhängige Modelle haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie lassen sich vorab schlecht kalkulieren und im Betrieb schlecht deckeln. Wer eine Funktion einmal freigeschaltet hat, kann selten kontrollieren, wie intensiv sie genutzt wird. Klären Sie deshalb vor der Beauftragung, welche Obergrenzen sich technisch setzen lassen.

Der zweite Punkt betrifft die Datenverarbeitung. Ihre Geschäftsdaten werden bei diesem Weg außerhalb Ihres ERP-Systems verarbeitet. Wo genau, unter welchen vertraglichen Bedingungen und mit welchen Aufbewahrungsregeln, gehört in die Prüfung vor der Unterschrift, nicht danach.

Weg 2: Die Plattformlösung über den Hosting-Anbieter

Mehrere Anbieter im SAP Business One Umfeld bauen derzeit eigene KI-Ebenen über das ERP-System. Ein Beispiel aus dem deutschsprachigen Raum ist Cloudiax mit AXeLANT.

Das Konzept: Eine Schicht zwischen den Systemen und der KI, die ERP, E-Mail, Dokumente und weitere Werkzeuge zu Abläufen verbindet. Spezialisierte Agenten übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Bestellvorschläge, Lieferstatus, Mahnläufe oder Stammdatenabgleich. Die Freigabe bleibt beim Menschen, definierte Leitplanken legen fest, wann nachgefragt wird, etwa bei hohen Beträgen oder neuen Lieferanten. Der Einstieg ist auch mit einer einzelnen Automatisierung möglich.

Was dafür spricht

Der Betrieb erfolgt in den Rechenzentren des Hosters, im Fall von Cloudiax unter anderem in Deutschland. Eingesetzt werden dort lokal betriebene quelloffene Sprachmodelle, die Daten verlassen die gewählte Region nicht. Für Unternehmen, denen Datensouveränität wichtig ist, ist das ein deutlicher Unterschied zu Weg 1. Es ist keine eigene Infrastruktur nötig, und der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig gehalten.

Was Sie wissen sollten

Solche Lösungen sind in der Regel an das Hosting des Anbieters gebunden. Bei AXeLANT ist das ausdrücklich so: Die Nutzung setzt voraus, dass Ihr SAP Business One System in der Cloudiax Cloud betrieben wird. Für Anwender, die dort ohnehin hosten, ist das ein sehr aufwandsarmer Weg. Für alle anderen ist es keine reine KI-Entscheidung, sondern zugleich eine Hosting-Entscheidung mit allem, was dazugehört.

Hinzu kommt der Reifegrad. AXeLANT befindet sich derzeit (Stand August 2026) in einer Early-Access-Phase mit Warteliste. Konkrete Preise werden nicht öffentlich genannt, verwiesen wird auf ein Startpaket über den betreuenden Partner. Das ist zu diesem Zeitpunkt nachvollziehbar, bedeutet aber, dass Sie für eine belastbare Kalkulation ein individuelles Angebot benötigen.

Und schließlich der Punkt, den man bei jeder Plattform mitdenken sollte: Je mehr Ihrer Abläufe darin abgebildet sind, desto aufwendiger wird ein späterer Wechsel.

Weg 3: Die eigene Integration über MCP

Der dritte Weg ist der am wenigsten bekannte und in vielen Fällen der pragmatischste.

Das Model Kontext Protocol, kurz MCP, hat sich innerhalb kurzer Zeit als offener Standard dafür etabliert, wie KI-Anwendungen auf ERP-Systeme zugreifen. Statt für jede Kombination aus Modell und System eine eigene Schnittstelle zu bauen, gibt es eine einheitliche Ebene dazwischen.

SAP selbst hat in der Roadmap 2026 die Unterstützung eines quelloffenen MCP-Servers für SAP Business One angekündigt. Unabhängig davon existieren bereits mehrere Umsetzungen, die über die Service Layer auf das System zugreifen, teils quelloffen, teils kommerziell.

Was dafür spricht

Sie bauen eine Anbindung für den Anwendungsfall, den Sie tatsächlich haben, statt eine Plattform mit allem zu abonnieren, was Sie nicht brauchen. Der Zugriff lässt sich auf definierte Objekte, Belege und Berechtigungen begrenzen. Das eingesetzte KI- bzw.. Sprachmodell ist austauschbar, Sie sind also nicht an einen Anbieter gebunden und können auf Preisentwicklungen reagieren.

Je nach Modellwahl liegen die laufenden Kosten deutlich unter denen einer kompletten Plattformlösung. Und wenn Sie solch ein Modell auch im Rechenzentrum wie Cloudiax in der Private-Cloud betreiben, findet somit auch kein unkontrollierter Datenabfluss an Dritte statt. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Vertraulichkeit ist das häufig das entscheidende Argument.

Was Sie wissen sollten

Der Aufwand verschiebt sich etwas auf die eigene Seite. Er liegt hier in Konzeption, Einrichtung und Berechtigungsdesign, nicht im monatlichen Abonnement. Und Sie benötigen einen SAP Business One Partner wie uns, der sowohl die Service Layer als auch Ihre Prozesse versteht.

Für ein oder zwei klar umrissene Aufgaben rechnet sich das häufig schnell. Für zwanzig verteilte Automatisierungen quer durch alle Abteilungen ist eine Plattformlösung dann doch die bessere Lösung.

Die drei Wege im Vergleich

Kriterium	SAP BTP	Plattform des Hosters	Eigene MCP-Integration
Einstiegshürde	Niedrig, Standardnah	Niedrig, sofern passendes Hosting	Mittel, Konzeption nötig
Laufende Kosten	Verbrauchsabhängig, schwer deckelbar	Abonnement, individuell verhandelt	Abhängig vom Modell, gut steuerbar
Datenverarbeitung	Außerhalb des Systems	Rechenzentrum des Anbieters, Region wählbar	Frei wählbar, auch vollständig inhouse
Bindung	An SAP	An Anbieter und dessen Hosting	Gering, Modell austauschbar
Passt gut bei	Standardnahem Betrieb, breiter Nutzung	Vielen Automatisierungen, vorhandenem Hosting	Einzelnen, klar definierten Aufgaben

Was Sie unabhängig vom Weg klären sollten

Einige Punkte gelten für alle drei Varianten und werden regelmäßig zu spät bedacht.

Nachvollziehbarkeit

Wenn ein System Vorschläge erzeugt oder Belege anlegt, muss dokumentiert sein, wer oder was das ausgelöst hat und wer freigegeben hat. Für buchführungsrelevante Vorgänge ist das keine Fleißaufgabe, sondern eine Anforderung aus den GoBD.

Freigabe durch Menschen

Kein produktives Szenario sollte ohne definierte Freigabepunkte auskommen. Legen Sie vorab fest, ab welchem Betrag, bei welcher Abweichung und bei welchen Geschäftspartnern ein Mensch entscheidet.

Berechtigungen

Ein KI-Agent sollte nicht mehr sehen dürfen als der Anwender, in dessen Auftrag er arbeitet. Prüfen Sie, ob die gewählte Lösung Ihr Berechtigungskonzept übernimmt oder daran vorbei arbeitet.

Datenqualität

Jede Automatisierung ist nur so gut wie die Stammdaten darunter. Wer heute uneinheitliche Artikelbezeichnungen und lückenhafte Geschäftspartnerdaten pflegt, bekommt durch KI keine besseren Ergebnisse, sondern schnellere falsche.

Ausstieg

Klären Sie vor der Entscheidung, was passiert, wenn Sie in zwei Jahren wechseln möchten. Welche Konfiguration gehört Ihnen, was bleibt beim Anbieter?

Fazit

Die interessante Frage lautet nicht, welche KI-Lösung für SAP Business One die beste ist. Sie lautet, welche Aufgabe Sie lösen wollen und was Ihnen die Lösung wert ist. Aus dieser Antwort ergibt sich der Weg fast von selbst.

Für einzelne, gut abgegrenzte Anwendungsfälle ist eine eigene Anbindung über MCP häufig schneller und günstiger, als die Diskussion vermuten lässt. Für eine breite Automatisierung über viele Abläufe hinweg spielt eine Plattform ihre Stärken aus. Und wer ohnehin standardnah bleiben möchte, fährt mit den SAP-eigenen Funktionen gut, sollte aber die verbrauchsabhängige Abrechnung im Blick behalten.

Als unabhängiger Berater verkaufe ich Ihnen weder eine Plattform noch ein Abonnement. Ich sage Ihnen, welcher Weg zu Ihrem Anwendungsfall, zu Ihrer Systemlandschaft und zu Ihrem Budget passt. 

Sprechen wir darüber, bevor Sie irgendwo was buchen.