Inventur-Tipp: Lagerbewegungen während der Zählung sicher sperren

Das Problem bei mehrtägigen Inventuren

Wer kennt es nicht? Die Inventur ist in vollem Gange, das Team zählt konzentriert die Bestände – und plötzlich bucht ein Kollege aus der Verkaufsabteilung noch schnell eine Warenausgabe. Das Ergebnis: Die mühsam erfassten Zählmengen stimmen nicht mehr mit dem System überein, und die Differenzanalyse wird zum Alptraum.

Besonders bei größeren Lagern, wo die Inventur mehrere Tage dauern kann, ist dieses Szenario ein echtes Risiko. Doch wie verhindert man Warenbuchungen während der Inventur, ohne das komplette System lahmlegen zu müssen?

Die Lösung: Zeitgesteuerte Berechtigungsgruppen

SAP Business One bietet zwar keine dedizierte Funktion „Lager temporär sperren“, aber mit einem cleveren Workaround über Berechtigungsgruppen lässt sich genau dieser Effekt erzielen – und das sogar zeitgesteuert und vollautomatisch!

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neue Berechtigungsgruppe anlegen

Erstellen Sie eine neue Berechtigungsgruppe mit einem aussagekräftigen Namen wie „Inventur-Sperre“ oder „Zählsperre Lager“.

Navigation: Administration → Systeminitialisierung → Berechtigungen → Berechtigungsgruppen

2. Berechtigungen konfigurieren

So richten Sie die Berechtigungen optimal ein:

2.1 Basis-Berechtigungen kopieren

  • Kopieren Sie zunächst die allgemeinen Berechtigungen einer bestehenden Gruppe (z.B. „Verkauf“) als Vorlage
  • Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Berechtigungen vergessen

2.2 Verkaufsbereich auf „Nur Lesen“ setzen

  • Setzen Sie den gesamten Bereich „Verkauf“ zunächst auf „Nur Lesen“
  • Damit sind alle lagerwirksamen Buchungen blockiert

2.3 Ausnahmen definieren

  • Setzen Sie nun selektiv die Belege, die während der Inventur weiterhin erlaubt sein sollen, auf „Volle Berechtigung“
  • Typischerweise: Angebote und Aufträge (diese sind noch nicht lagerwirksam)
  • Je nach Geschäftsprozess eventuell auch Bestellungen

3. Zeitraum festlegen

Hier kommt der entscheidende Vorteil: Berechtigungsgruppen in SAP Business One haben ein Gültigkeitsdatum!

  • Definieren Sie Start- und Enddatum entsprechend Ihrer Inventurplanung
  • Beispiel: 31.12.2024 18:00 Uhr bis 02.01.2025 08:00 Uhr

4. Benutzer zuweisen

Weisen Sie diese Berechtigungsgruppe allen Benutzern zu, die während der Inventur keine Warenausgänge buchen sollen.

Navigation: Administration → Systeminitialisierung → Berechtigungen → Benutzer → Reiter „Berechtigungsgruppen“

Die Vorteile dieser Lösung

✅ Automatische Aktivierung/Deaktivierung – Keine manuelle Entsperrung nach der Inventur nötig

✅ Vorbereitung im Vorfeld – Alles kann in Ruhe getestet und eingerichtet werden

✅ Selektive Sperrung – Nur lagerwirksame Vorgänge werden blockiert, Angebote/Aufträge bleiben möglich

✅ Keine System-Downtime – Das System bleibt voll funktionsfähig

✅ Revisionssicher – Alle Berechtigungsänderungen sind protokolliert

Praxis-Tipp für die Umsetzung

Planen Sie die Einrichtung mindestens eine Woche vor der Inventur ein und testen Sie die Berechtigungen mit einem Test-User. Prüfen Sie insbesondere:

  • Können Angebote und Aufträge noch angelegt werden?
  • Sind Lieferungen wirklich gesperrt?
  • Funktionieren Wareneingang und Warenausgang wie gewünscht?
  • Können Retouren bearbeitet werden (falls erforderlich)?

Wichtiger Hinweis

Vergessen Sie nicht, auch andere lagerwirksame Module zu prüfen:

  • Produktion (falls Fertigmeldungen lagerwirksam sind)
  • Einkauf (Wareneingänge)
  • Bestandsbuchungen (manuelle Lageranpassungen)

Je nach Ihrer Inventurstrategie müssen diese eventuell ebenfalls gesperrt oder auf bestimmte Benutzer beschränkt werden.

Fazit

Mit zeitgesteuerten Berechtigungsgruppen lässt sich in SAP Business One eine saubere, automatisierte Inventursperre realisieren – ganz ohne Zusatzsoftware oder System-Downtime. Die Lösung ist elegant, revisionssicher und vor allem: Sie müssen nach der Inventur nicht daran denken, wieder zu entsperren!

Haben Sie Fragen zur Umsetzung oder benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer nächsten Inventur? Als SAP Business One Consultant unterstütze ich Sie gerne bei der optimalen Konfiguration Ihres Systems.

Einen Einkauf/Lieferantenbestellung aus einem Kundenauftrag generieren

Je nach Lager-Strategie kann man seine prompte Lieferfähigkeit durch einen hohen Lagerbestand sicher stellen, oder man lebt das „Just-in-Time“ (wenn man eine zuverlässige Lieferantenkette hat).

Bei letzterem bietet SAP Business One ein nettes Feature, was komischerweise viele Anwendende gar nicht kennen und ich leider schon oft genug beobachtet musste, wie die Artikel via Copy-Paste manuell aus dem Kundenauftrag in die Lieferantenbestellung übernommen wurden.

Dabei ist es so einfach und elegant:

Mit dem unscheinbaren Häkchen „Nicht-Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ wird die Magie aktiviert, wobei dieses standardmäßig (also bei Neuanlage eines Auftrages) deaktiviert ist, weil ja in der Regel vorrangig aus dem bestehenden Lagerbestand geliefert werden soll.

Was passiert nun mit dieser aktivierten Option, sobald ein Auftrag angelegt wird?

Es geht sofort das Fenster für den Beschaffungsassistenten auf, wobei hier schon die Auswahl auf den aktuellen Kunden/Geschäftspartner und des jeweiligen Auftrages vor selektiert ist (auf weitere Optionen gehe ich an dieser Stelle erstmal nicht ein).

Mit dem Button „Weiter“ geht man direkt bis zum Schritt 3:

Das Spannende dabei ist, dass SAP Business One auch hier automatisch den bestehenden Lagerbestand berücksichtigt und nur die fehlenden Mengen für die vollständigen Auslieferung des Auftrages als Einkauf vorschlägt:

Natürlich kann man auch eine Option wählen, dass 1:1 die Verkaufsmenge als Bestellmenge übernommen wird, wenn man seinen Lagerbestand mit diesem Kundenauftrag unangetastet lassen möchte.

Mit „Weiter“ wird dann wie gehabt die Lieferantenbestellung ausgelöst, was ich an dieser Stelle nicht weiter ausführe.

Noch folgende Hinweise: 

–  Das funktioniert natürlich nur mit Artikeln, die auch Einkaufsartikel sind; aber auch wenn  ein Stücklistenartikel (z.B. ein Set/Bundle) selbst nur ein Verkaufsartikel ist, aber die Komponenten selbst Einkaufsartikel sind

– Nach der gleichen Logik funktioniert die Option

„Streckengeschäftslagerpositionen beschaffen“ 

Somit kann man Geschäfte via Streckenlager („Drop-Shipping“) ebenso einfach abbilden nur eben mit ausgelagerter Logistik

– Im Web-Client gibt es diese Optionen (noch?) nicht

Fazit: Gerade im KMU-Bereich, wo der Verkauf und Einkauf oft fließend in einander geht (manchmal sogar mit ein und derselben Person) und keine separaten Abteilungen sind, können so elegant und mit wenig Aufwand aus Kundenaufträgen direkt die benötigen Artikel beschafft werden.