Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Ein komplexes ERP wie SAP Business One braucht eine gute Betreuung und Support.
Machen wir uns nichts vor: Die Erstberatung und Verkauf unterliegt noch einer gewissen Euphorie, dass nun alles gut wird. Das vorgestellte System wirkt gar nicht (mehr) so komplex und einer schnellen Einführung steht nichts mehr im Weg.
Ja, SAP Business One schafft es, trotz seiner Funktionstiefe und Komplexität eine gewisse Intuitivität zu bewahren. Die Anwendenden sind zufrieden, der oder die Consultant auch, da keine weiteren Fragen mehr kommen und Schulungen notwendig scheinen. Ein erfolgreicher Projektabschluss?
Doch ganz ehrlich, warum kommen keine weitere Fragen? In der Regel läuft es doch so, dass die Schulungskurve nach der Einführung stark abflacht und nun meint jeder, Anbieter wie Kunde, sich wieder dem routinierten Alltag hingeben zu können.
Aber wie heißt es doch so schön: „Man lernt nie aus“ und „man lernt sein Leben lang“!
Die Lernkurve bei einer ERP-Projekteinführung wird gerne mit einer Gipfelbesteigung verglichen, allerdings hinkt dieser Vergleich gewaltig: Gerade im IT-Umfeld entwickelt sich alles rasend schnell und immer weiter (wie man gerade wieder am aktuellen KI-Hype sieht). Und auch ERP-Systeme wie SAP Business One entwickelt sich permanent weiter. Und nicht nur dass, gerade durch die ERP-Einführung ändern sich auch zwangsläufig viele Prozesse im eigenen Unternehmen. Des weiteren werden auch die Anwendenden immer qualifizierter und vertrauter mit dem System, so dass sich völlig neue Möglichkeiten der Unternehmens-Prozesse und Steuerung ergeben.
Wenn jetzt nicht die ursprüngliche Digital-Strategie neu abgeglichen und ausgerichtet wird, dann entstehen eine Vielzahl an kritischen Problemen:

  • Frustrierte Mitarbeiter:innen/Anwender:innen, die nicht verstehen warum effiziente(re) Möglichkeiten ausgeschöpft werden (niemand möchte sinnlos arbeiten)
  • Auf das ERP-System wird geschimpft, weil Funktionen und Prozesse zu weit auseinander liegen („früher war alles einfacher und schneller“) und die Investition droht zu scheitern
  • Der Schwung zur Veränderung und Weiterentwicklung zum Zeitpunkt der ERP-Einführung geht verloren, die gesamte Organisation gerät in eine Art Apathie. 

Gerade deshalb ist es wichtig, nach dem vermeintlichen Projektende wieder und wieder einen kritischen Blick auf den Ist-Zustand zum aktualisierten Soll-Zustand zu werfen. Frei nach dem Motto „nach dem Projekt ist vor dem Projekt“.

Und da der Prophet im eigenen Land nichts zu sagen hat und alle bisherigen Projektteilnehmer zwangsläufig auch einer gewissen Betriebsblindheit unterliegen, empfiehlt es sich hier auf „frische“, externe Berater zu setzen.
Wenn Sie nun zwangsläufig an mich denken, ist das schon mal ein guter Ansatz.

Ich freue mich über Ihren Kontakt.

KSK mit SAP Business One

Obwohl die Abgaben an die Künstlersozialkasse so selbstverständlich sind wie die Meldungen der Umsatzsteuer und diese sogar im Rahmen der inzwischen verpflichtenden Lohnprüfung seitens der Rentenversicherung (DRV-Bund.de) untersucht werden, gibt es keine Standard-Funktion in SAP Business One, um dieser Aufgabe effizient nachzukommen.

Vielleicht liegt es auch daran, dass es a) nur in Deutschland relevant ist, und b) relativ einfach selbst einzurichten ist. Aber einmal eingerichtet, spart man sich eine Menge Verwaltungsaufwand und man kann auf Mausklick den Abgabebetrag (ob jährliche Nachzahlung oder monatliche Vorauszahlung) ermitteln.
Weitere Informationen generell zur KSK findet man auf der website https://www.kuenstlersozialkasse.de

Hier nun mein Tipp und Anleitung, um eine „KSK-Meldefunktion“ im SAP Business One einzurichten:

  1. Zuerst benötigen wir zwei UDF´s „U_KSK“ (user defined fields). Einmal in den Stammdaten des Geschäftspartners (Tabelle OCRD), und einmal in den Positionen der Eingangsrechnungen (PCH1). Hier wird einfach ein Feld „KSK“ mit den Standardwerten „J“ für „Ja“ und „N“ für „Nein“ angelegt. „Nein“ ist dabei der Standardwert, schließlich sind die wenigstens Lieferanten freischaffende Künstler.
  2. Nachdem im Geschäftspartner das neue KSK-Feld positioniert ist …


…werden alle Lieferanten, die KSK-pflichtig, sind mit einem „Ja“ aktualisiert.

  1. Nun erstellen wir noch eine kleine Abfrage, damit dieser Wert automatisch bei Verwendung eines KSK-pflichtigen Lieferanten in die Eingangsrechnungsposition übernommen wird: SELECT OCRD.“U_KSK“ FROM OCRD WHERE OCRD.“CardCode“ = $[$4.0.0] und hinterlegen diese als „benutzerdefinierte Werte“ auf unserem KSK-Feld in den Eingangsrechnungspositionen.
  1. Im Prinzip schon fertig. Nun werden alle Eingangsrechnungen bzw. deren Position autom. als KSK-pflichtig übernommen, wo in den Stammdaten der Lieferant als KSK-pflichtig hinterlegt ist. Natürlich kann man auch individuell je Position die KSK-Markierung setzten oder entfernen, da ja grundsätzlich nicht alle Leistungen eines Künstlers der KSK-Pflicht unterliegen (z.B. Reisekosten des Fotografen).
  2. Aber das Finale ist dann die Abfrage bzw. die Auswertung. Entweder quick & dirty einfach mit dem Abfragegenerator die Belege nach dem KSK-Wert abfragen (z.B. für HANA: SELECT T1.[DocNum], T1.[DocDate], T1.[CardCode], T1.[CardName], T0.[U_KSK], T0.[DocEntry], T0.[LineNum], T0.[ItemCode], T0.[Dscription], T0.[LineTotal] FROM PCH1 T0 INNER JOIN OPCH T1 ON T0.[DocEntry] = T1.[DocEntry] WHERE T0.[U_KSK] =’J‘ ORDER BY T1.[DocDate]) oder man macht sich gleich einen schönen CrystalReport, dann natürlich noch mit Von-Bis-Abfrage, um Jahre oder Quartale filtern zu können: